Intégration native Zylio pour Sage : vos factures fournisseurs contrôlées contre vos accords, sans module

Contexte

Sage dans les entreprises réelles : plusieurs installations, plusieurs versions

Sage est rarement un seul système. Une entité tourne sur Sage X3, une filiale rachetée sur Sage 100, une troisième a gardé Sage 1000 ; les plans de comptes diffèrent, les référentiels fournisseurs aussi, et les exports comptables n’ont pas le même format d’une installation à l’autre. Le contrôle des factures fournisseurs se fait alors entité par entité, à la main, sur un échantillon, et personne ne voit que le même fournisseur facture trois prix différents pour la même référence.

C’est précisément cette hétérogénéité que Zylio absorbe. Il n’exige pas que vos installations Sage soient alignées, ni qu’un connecteur soit déployé dans chacune. Il lit ce que chaque Sage sait produire, réconcilie les fournisseurs et les articles entre entités dans son propre référentiel, et contrôle l’ensemble contre les accords qui s’appliquent : contrat groupe, conditions locales, avenants. Sage reste la source de vérité comptable ; Zylio est la couche de contrôle posée à côté.

Mode de connexion

Comment les données Sage arrivent chez Zylio

Le canal le plus courant est l’export : chaque Sage sait produire, à fréquence définie, un export comptable ou un export achats (fichier plat, tableur, format d’échange Sage). Il est déposé sur un SFTP ou dans un répertoire partagé, et Zylio le lit. Aucune ouverture réseau, aucun droit nouveau dans Sage, aucun changement pour l’équipe comptable qui produit déjà ces exports pour l’expert-comptable ou le groupe.

Quand votre version l’expose, une interface applicative en lecture s’ajoute ; c’est le cas sur Sage X3 et sur les versions récentes de Sage 100. Elle permet une lecture plus fréquente des commandes, factures et tiers, avec un compte technique limité à la lecture. Les deux voies alimentent la même analyse et laissent la même trace : chaque valeur reste reliée à l’export ou à la requête dont elle vient, avec sa date.

Les documents qui ne vivent pas dans Sage (contrats, avenants, BPU, factures reçues hors circuit) arrivent par boîte e-mail dédiée, dépôt de fichiers ou scan. C’est souvent là que se trouve le prix négocié : Sage connaît le prix commandé, pas toujours le prix promis. L’agent Capture lit ces pièces ligne à ligne, y compris les grilles de plusieurs milliers de lignes, et les rattache au fournisseur et à l’entité Sage concernés.

Mécanisme

Ce qui est confronté à quoi, et la preuve rendue

Une facture fournisseur saisie dans Sage porte un prix, une quantité, une imputation. Zylio pose en face d’elle trois choses : la commande, si elle existe ; le contrat ou la grille tarifaire qui s’applique à ce fournisseur, à cette date, pour cette référence ; et l’historique de ce que ce fournisseur a facturé aux autres entités du groupe. Il compare ligne par ligne, applique vos tolérances, et qualifie chaque écart : prix supérieur au négocié, remise de volume non appliquée, révision tarifaire hors échéance, prestation hors contrat, doublon, avoir promis jamais imputé.

La preuve est toujours de la même forme : la clause du contrat et la ligne de facture, surlignées côte à côte, reliées à la page et à la ligne dont elles viennent. Aucun écart n’est écarté en silence : ce qui ne correspond à aucune règle remonte, avec son motif. Et le même cas produit la même décision, aujourd’hui comme dans six mois, parce que les règles sont appliquées de façon déterministe.

Pour vos équipes

Ce que ça change pour la comptabilité fournisseurs et les achats

La comptabilité fournisseurs contrôle toutes les factures du périmètre, pas seulement celles qu’un contrôleur a le temps d’ouvrir. Les factures conformes passent seules ; les autres arrivent qualifiées, avec l’écart déjà chiffré et la pièce jointe. Le temps rendu ne sert pas à ressaisir : il va aux cas qui demandent une décision, et à la clôture, qui cesse d’attendre les litiges non instruits.

Pour les achats, le groupe devient enfin lisible : le même fournisseur, la même référence, trois entités, trois prix, et le contrat qui dit lequel est le bon. Une renégociation repart de ce qui a été facturé, pas du tarif théorique. Entre 1 et 7 % de marge récupérée sur le périmètre analysé : c’est l’ordre de grandeur observé, et le diagnostic le mesure sur vos propres exports Sage avant tout engagement.

Nous ne touchons pas à l’ERP. Nous n’engageons rien sans validation. Nous ne contactons aucun fournisseur.