Integración nativa Zylio para Sage: sus facturas de proveedor controladas contra sus acuerdos, sin módulo

Contexto

Sage en las empresas reales: varias instalaciones, varias versiones

Sage rara vez es un solo sistema. Una entidad funciona con Sage X3, una filial adquirida con Sage 100, una tercera conservó Sage 1000; los planes contables difieren, los maestros de proveedores también, y las exportaciones contables no tienen el mismo formato de una instalación a otra. El control de las facturas de proveedor se hace entonces entidad por entidad, a mano, sobre una muestra, y nadie ve que el mismo proveedor factura tres precios distintos por la misma referencia.

Es precisamente esa heterogeneidad la que Zylio absorbe. No exige que sus instalaciones de Sage estén alineadas, ni que se despliegue un conector en cada una. Lee lo que cada Sage sabe producir, reconcilia proveedores y artículos entre entidades en su propio repositorio, y controla el conjunto contra los acuerdos que aplican: contrato de grupo, condiciones locales, adendas. Sage sigue siendo la fuente de verdad contable; Zylio es la capa de control colocada al lado.

Modo de conexión

Cómo llegan los datos de Sage a Zylio

El canal más habitual es la exportación: cada Sage sabe producir, con una frecuencia definida, una exportación contable o de compras (fichero plano, hoja de cálculo, formato de intercambio Sage). Se deposita en un SFTP o en una carpeta compartida, y Zylio la lee. Sin abrir la red, sin ningún derecho nuevo en Sage, sin cambios para el equipo contable que ya produce esas exportaciones para la asesoría o para el grupo.

Cuando su versión la expone, se añade una interfaz en solo lectura; es el caso de Sage X3 y de las versiones recientes de Sage 100. Permite una lectura más frecuente de pedidos, facturas y terceros, con una cuenta técnica limitada a la lectura. Ambas vías alimentan el mismo análisis y dejan el mismo rastro: cada valor sigue vinculado a la exportación o a la consulta de la que procede, con su fecha.

Los documentos que no viven en Sage (contratos, adendas, cuadros de precios, facturas recibidas fuera del circuito) llegan por buzón de correo dedicado, depósito de ficheros o escaneo. A menudo es ahí donde está el precio negociado: Sage conoce el precio pedido, no siempre el precio prometido. El agente Capture lee esos documentos línea a línea, incluidos tarifarios de varios miles de líneas, y los vincula al proveedor y a la entidad de Sage afectados.

Mecanismo

Qué se contrasta con qué, y la prueba devuelta

Una factura de proveedor registrada en Sage lleva un precio, una cantidad, una imputación. Zylio coloca frente a ella tres cosas: el pedido, si existe; el contrato o el tarifario que aplica a ese proveedor, en esa fecha, para esa referencia; y el histórico de lo que ese proveedor ha facturado a las demás entidades del grupo. Compara línea a línea, aplica sus tolerancias y cualifica cada desviación: precio superior al negociado, descuento por volumen no aplicado, revisión de precios fuera de plazo, servicio fuera de contrato, duplicado, abono prometido nunca aplicado.

La prueba tiene siempre la misma forma: la cláusula del contrato y la línea de la factura, resaltadas una junto a otra, vinculadas a la página y a la línea de las que proceden. Ninguna desviación se descarta en silencio: lo que no corresponde a ninguna regla se eleva, con su motivo. Y el mismo caso produce la misma decisión, hoy y dentro de seis meses, porque las reglas se aplican de forma determinista.

Para sus equipos

Qué cambia para cuentas a pagar y para compras

Cuentas a pagar controla todas las facturas del alcance, no solo las que un controlador tiene tiempo de abrir. Las facturas conformes pasan solas; las demás llegan cualificadas, con la desviación ya cuantificada y el documento adjunto. El tiempo devuelto no se dedica a volver a teclear: va a los casos que exigen una decisión, y al cierre, que deja de esperar litigios que nadie ha instruido.

Para compras, el grupo por fin se vuelve legible: el mismo proveedor, la misma referencia, tres entidades, tres precios, y el contrato que dice cuál es el correcto. Una renegociación parte de lo facturado, no de la tarifa teórica. Entre el 1 y el 7% de margen recuperado sobre el alcance analizado: es el orden de magnitud observado, y el diagnóstico lo mide sobre sus propias exportaciones de Sage antes de cualquier compromiso.

No tocamos el ERP. No comprometemos nada sin validación. No contactamos con ningún proveedor.