Intégration ERP
Intégration Zylio NetSuite : vos factures fournisseurs contrôlées contre vos accords, sans écriture
L’intégration Zylio NetSuite fonctionne en lecture seule. Zylio reçoit les commandes d’achat, les réceptions d’articles, les factures fournisseurs et les fiches fournisseurs et articles, par export de recherche enregistrée ou par l’API REST avec un rôle limité à la lecture. Il confronte chaque ligne à vos contrats, chiffre l’écart et rend la preuve. Aucun SuiteScript, aucun bundle, aucune écriture.
Données lues
Ce que Zylio lit dans NetSuite
Le périmètre est celui du cycle achats de NetSuite : les commandes d’achat avec leurs lignes, articles, quantités, unités et taux ; les réceptions d’articles rattachées ; les factures fournisseurs, qu’elles soient en attente d’approbation ou déjà approuvées, avec leurs lignes et leur statut ; les notes de crédit fournisseurs. S’y ajoutent les fiches fournisseurs, les fiches articles avec leurs prix d’achat, les filiales OneWorld et les devises, car c’est ce qui permet de relier une ligne facturée à la bonne entité et au bon contrat.
Ce que NetSuite ne contient généralement pas, Zylio le lit ailleurs : le contrat cadre signé, le bordereau de prix unitaires, l’avenant qui a modifié une remise, la grille tarifaire envoyée par le fournisseur en PDF. Ces pièces arrivent par dépôt ou boîte e-mail dédiée, sont lues ligne à ligne par l’agent Capture et rattachées au fournisseur NetSuite correspondant. C’est la confrontation des deux qui fait apparaître les écarts.
Transactions
Commandes d’achat, réceptions d’articles, factures fournisseurs, notes de crédit, avec lignes, statuts d’approbation et filiale.
Référentiels
Fournisseurs, articles et prix d’achat, unités de mesure, filiales, devises, conditions de paiement.
Pièces justificatives
La facture PDF jointe à la transaction ou reçue par courriel, le contrat, le BPU et l’avenant, lus ligne à ligne.
Mode de connexion
Recherche enregistrée ou API : deux voies, une même trace
Le canal dépend de ce que votre administrateur NetSuite préfère ouvrir. Les deux alimentent la même analyse.
Export de recherche enregistrée
Votre administrateur crée une ou plusieurs recherches enregistrées sur les transactions d’achat et les référentiels, et planifie leur export au format CSV vers un SFTP ou un répertoire partagé. C’est le canal le plus simple : il utilise un mécanisme standard de NetSuite et ne demande aucun droit nouveau.
API REST en lecture
Si vous préférez une lecture plus fréquente, un rôle dédié limité à la consultation des enregistrements du périmètre, avec une authentification par jeton, permet à Zylio d’interroger l’API. Aucun droit de création ni de modification n’est demandé, et le rôle peut être révoqué à tout moment.
Documents hors NetSuite
Contrats, BPU, grilles tarifaires et factures reçues hors circuit arrivent par boîte e-mail dédiée, dépôt de fichiers ou scan. Ils sont reliés au fournisseur et à la filiale concernés.
API, dépôt de fichiers, SFTP, boîte e-mail, export, scan : le principe d’intégration Zylio.
Limites
Ce que Zylio ne modifie jamais dans NetSuite
Aucune écriture. Zylio ne crée pas de facture fournisseur, n’approuve rien, ne modifie aucun statut, ne touche ni aux fiches fournisseurs ni aux prix d’achat des articles, et ne déclenche aucun paiement. Aucun SuiteScript à déployer, aucun bundle à installer, aucun workflow d’approbation à modifier. Votre compte NetSuite reste tel qu’il est, et vos mises à jour se passent sans nous.
Le résultat du contrôle revient sous une forme que votre équipe reprend : un statut par ligne, l’écart chiffré, son motif et le lien vers la pièce, consultables dans l’interface Zylio ou exportables. Ce que vous en faites (rejeter la facture, demander une note de crédit, approuver en connaissance de cause) se décide et s’exécute dans NetSuite, dans votre workflow, par la personne qui en a le droit. Zylio instruit, l’humain tranche.
Les données lues restent hébergées en France, ne sont jamais partagées entre clients et ne servent jamais à entraîner un modèle. Chaque lecture est horodatée dans une piste d’audit exportable : votre administrateur sait ce qui a été consulté, par quel canal et quand. Si un rôle dédié a été créé pour l’API, ses droits se limitent à la consultation du périmètre convenu, et vous pouvez le révoquer à tout moment sans nous prévenir.
Hébergement en France, ISO 27001, SOC 2 Type II, chiffrement, piste d’audit complète.
Mécanisme
Ce que les agents confrontent, et ce qu’ils remontent
Le rapprochement natif de NetSuite compare la facture à la commande. Zylio ajoute ce que la commande ne sait pas : le contrat.
Une facture fournisseur en attente d’approbation dans NetSuite porte un montant par ligne. Zylio pose en face d’elle la commande, la réception, et surtout le contrat ou la grille tarifaire qui s’applique à ce fournisseur, à cette filiale, à cette date. Il applique vos tolérances et qualifie chaque écart avec sa preuve : la clause du contrat et la ligne de facture, surlignées côte à côte, reliées à la page et à la ligne dont elles viennent. Aucun écart n’est écarté en silence.
Prix supérieur au négocié
La ligne est conforme à la commande, mais la commande n’était pas conforme au contrat. Compliance retrouve la clause.
DécouvrirRemise de volume oubliée
Le palier a été atteint ce trimestre, toutes filiales confondues, et la remise n’apparaît sur aucune facture.
Révision hors échéance
Le fournisseur a appliqué une hausse avant la date prévue, ou sur un autre indice que celui du contrat.
Écart de quantité ou d’unité
Matching rapproche commande, réception et facture à la ligne, unités converties, réceptions partielles comprises.
DécouvrirFacture sans commande, doublon
Exception prend en charge ce qui n’entre dans aucun circuit standard, au lieu de le renvoyer à l’équipe.
DécouvrirNote de crédit jamais imputée
L’avoir promis lors d’un litige n’est jamais arrivé, ou n’a jamais été rapproché de sa facture d’origine.
Déroulé
Comment se déroule une mise en place sur NetSuite
- 01
Cadrage
Filiales, familles d’achats et fournisseurs retenus ; choix du canal avec votre administrateur NetSuite ; inventaire des contrats et grilles tarifaires à réunir.
- 02
Première extraction et correspondance
Un premier export de recherche enregistrée, ou une première lecture par l’API. Zylio établit la correspondance des champs (fournisseur, article, unité, devise, filiale) et vérifie que chaque valeur reste reliée à sa source.
- 03
Premier passage sur l’historique
Les agents contrôlent l’historique retenu. Vos équipes revoient les écarts, ajustent les tolérances par fournisseur et par famille, et décident de ce qui mérite une réclamation.
- 04
Rythme de croisière
L’export ou la lecture se répète à la fréquence convenue. Les écarts qualifiés arrivent chez vos approbateurs avec leur preuve ; les factures conformes ne les dérangent pas.
Sur vos données NetSuite réelles, sans engagement, facturé au succès.
Pour vos équipes
Ce que ça change pour vos approbateurs et vos acheteurs
Vos approbateurs cessent d’approuver à l’aveugle. Une facture en attente dans NetSuite arrive avec son diagnostic : conforme au contrat, ou non, et pourquoi, pièce jointe. Les factures propres passent seules ; les autres arrivent qualifiées, avec l’écart déjà chiffré. Le temps rendu ne sert pas à ressaisir : il va aux cas qui demandent une décision, et la file des factures bloquées cesse de grossir.
Vos acheteurs obtiennent ce que NetSuite ne leur donnait pas : la conformité réelle de ce qui a été facturé par rapport à ce qui a été négocié, filiale par filiale, ligne par ligne. Une renégociation repart de l’historique facturé. Entre 1 et 7 % de marge récupérée sur le périmètre analysé : c’est l’ordre de grandeur observé, et le diagnostic le mesure sur vos propres données avant tout engagement.
Nous ne touchons pas à l’ERP. Nous n’engageons rien sans validation. Nous ne contactons aucun fournisseur.
Rien ne se perd. Tout se vérifie, tout se prouve.
- La clause du contrat et la ligne de facture, surlignées côte à côte.
- Chaque valeur extraite reste reliée à l’endroit exact du document où elle a été lue.
- Le même cas produit la même décision, aujourd’hui comme dans six mois : les règles sont appliquées de façon déterministe.
- Aucun écart n’est écarté en silence. Ce qui ne correspond à aucune règle remonte, avec son motif.
- L’agent consigne ce qu’il a fait, dans l’ordre où il l’a fait : qui, quoi, combien, quand.
Questions fréquentes
Faut-il installer un bundle ou déployer un SuiteScript dans NetSuite ?
Non. Zylio lit les exports de recherches enregistrées, planifiés par votre administrateur, ou interroge l’API REST avec un rôle limité à la lecture. Rien n’est installé dans votre compte, aucun script n’est déployé, aucun workflow n’est modifié. Vos mises à jour NetSuite se passent sans nous.
Comment sont gérées plusieurs filiales OneWorld ?
Le périmètre est défini au cadrage, filiale par filiale. Zylio lit la filiale de chaque transaction, réconcilie le même fournisseur et le même article entre filiales, et applique le contrat qui s’impose : accord groupe ou conditions locales. Les prix deviennent comparables d’une filiale à l’autre, dans une même devise ou plusieurs.
Le résultat du contrôle revient-il dans NetSuite ?
Zylio n’écrit jamais dans NetSuite. Le résultat (statut par ligne, écart chiffré, motif, preuve) est consultable dans l’interface Zylio et exportable. Vos équipes le reprennent dans leur workflow d’approbation ou l’importent par leurs propres moyens. La décision reste chez vous, dans votre outil.
Et si nos contrats et grilles tarifaires ne sont pas dans NetSuite ?
C’est le cas général. Vous transmettez contrats, BPU, avenants et grilles tarifaires en PDF, par dépôt ou boîte e-mail dédiée. L’agent Capture les lit ligne à ligne, y compris les grilles de plusieurs milliers de lignes, et Compliance les confronte aux factures lues dans NetSuite.
Un impact mesurable dans chaque environnement
Plus de 5 millions de documents d’achats analysés
Entre 1 et 7 % de marge récupérée
sur le périmètre analysé
De 15 à 45 % de temps rendu aux équipes, par ETP
selon le périmètre et la maturité des données
Zylio s’intègre à votre écosystème existant.
L’ERP gère le processus. Zylio traite l’exception et récupère la valeur qui s’en échappe : factures sans commande, écarts de prix ligne à ligne, doublons et surfacturations, achats hors cadre.
Vos données sous haute sécurité.
Zylio répond aux normes les plus exigeantes, et rien ne s’engage sans votre validation.
- Certifications
- Hébergement
- Chiffrement
- Accès
Pour aller plus loin
- Toutes les intégrations ERPLe principe d’intégration en lecture, les canaux de collecte et les environnements couverts.
- Rapprochement commande, réception, factureLe rapprochement à la ligne, avec vos tolérances, au-delà du trois voies de l’ERP.
- Conformité avec vos prix négociésLe contrôle de chaque facture contre le contrat, le BPU et la mercuriale.
- Voir Zylio sur un cas NetSuiteUne démonstration sur un périmètre proche du vôtre, agents et preuves à l’écran.
Voir ce que ça donne sur vos données
Vingt minutes, sur une famille d’achat de votre choix. Nous vous montrons ce que les agents détectent, avec la preuve à l’appui.
- Sans engagement, sur vos données
- Résultat en 3 semaines
- 20 minutes, sans présentation commerciale
- Vos données restent hébergées en France
- Aucun changement d’outil ni de process