Intégration Zylio pour Microsoft Dynamics 365 : vos factures contrôlées contre vos accords, sans écriture

Environnements

Finance & Supply Chain Management ou Business Central : deux produits, une même lecture

Dynamics 365 désigne deux ERP très différents. Finance & Supply Chain Management équipe les groupes multi-entités, avec ses entités juridiques, ses catégories d’approvisionnement et ses accords commerciaux ; Business Central équipe les entreprises de taille intermédiaire, avec ses documents d’achat, ses fiches fournisseurs et ses prix d’achat par article. Beaucoup de groupes ont les deux : le siège sur Finance, les filiales sur Business Central, et des référentiels fournisseurs qui ne se parlent pas.

Zylio lit les deux de la même façon, avec les mêmes canaux, et réconcilie ce qu’ils ne réconcilient pas entre eux : le même fournisseur sous deux codes, le même article sous deux références, le même contrat cadre appliqué différemment d’une entité à l’autre. Dynamics reste la source de vérité de vos transactions ; Zylio est la couche de contrôle posée à côté, qui confronte ces transactions aux accords signés.

Mode de connexion

Entités de données, OData ou export : comment les données arrivent

Sur Finance & Supply Chain Management, le canal le plus courant est l’export d’entités de données : votre administrateur planifie, depuis le cadre de gestion des données, un export récurrent des entités d’achat (commandes, réceptions, factures, accords commerciaux, fournisseurs) vers un stockage ou un SFTP. Zylio le lit. C’est un mécanisme standard du produit, qui n’exige ni développement ni droit nouveau au-delà de l’export lui-même.

Quand vous préférez une lecture plus fréquente, les points de terminaison OData de Finance ou les API de Business Central s’ouvrent en lecture à un compte applicatif limité au périmètre convenu. Sur Business Central, un export périodique des documents d’achat et des fiches fournisseurs suffit également. Les deux voies alimentent la même analyse et laissent la même trace : chaque valeur reste reliée à l’export ou à la requête dont elle vient, avec sa date.

Les documents qui ne vivent pas dans Dynamics (contrats, avenants, BPU, grilles tarifaires, factures reçues hors circuit) arrivent par boîte e-mail dédiée, dépôt de fichiers ou scan. C’est souvent là que se trouve le prix négocié : les accords commerciaux de Dynamics reflètent ce qui a été saisi, pas toujours ce qui a été signé. L’agent Capture lit ces pièces ligne à ligne, y compris les grilles de plusieurs milliers de lignes, et les rattache au fournisseur et à l’entité concernés.

Mécanisme

Ce qui est confronté à quoi, et la preuve rendue

Le rapprochement natif de Dynamics compare la facture à la commande et à la réception, avec des tolérances globales. Il ne sait pas si le prix de la commande respectait le contrat cadre, si la remise de volume du palier atteint ce trimestre, toutes entités confondues, a été appliquée, ni si la révision tarifaire invoquée par le fournisseur était due à cette date et sur cet indice. Zylio pose en face de chaque ligne facturée le contrat, le BPU ou l’avenant qui s’applique, à cette date, pour ce fournisseur et cette entité, et applique vos tolérances par fournisseur et par catégorie.

Chaque écart remonte qualifié (prix, quantité, unité, remise, révision, hors contrat, doublon, avoir jamais imputé), avec sa preuve : la clause du contrat et la ligne de facture, surlignées côte à côte, reliées à la page et à la ligne dont elles viennent. Aucun écart n’est écarté en silence, et le même cas produit la même décision dans six mois, parce que les règles sont appliquées de façon déterministe.

La clause du contrat et la ligne de facture, surlignées côte à côte.

Pour vos équipes

Ce que ça change pour la comptabilité fournisseurs, les achats et le contrôle de gestion

La comptabilité fournisseurs cesse de traiter les factures en attente une par une à l’aveugle : chacune arrive avec son diagnostic et sa pièce. Les achats obtiennent la conformité réelle de ce qui a été facturé par rapport à ce qui a été négocié, entité par entité, ligne par ligne, et repartent de l’historique facturé pour renégocier. Entre 1 et 7 % de marge récupérée sur le périmètre analysé : c’est l’ordre de grandeur observé, mesuré par le diagnostic sur vos propres données avant tout engagement.

Le contrôle de gestion, lui, retrouve ses chiffres dans ses outils : les écarts qualifiés, les taux de couverture contractuelle et les avoirs en attente s’exportent vers Power BI, chaque valeur restant reliée aux lignes qui la composent et à leur document d’origine. Un écart entre le budget d’une ligne de charge et ce qui a été facturé s’explique alors par le prix, le volume ou le mix, et non par une intuition. Une donnée absente est déclarée comme telle, jamais estimée.