Integración Zylio para Microsoft Dynamics 365: sus facturas controladas contra sus acuerdos, sin escritura

Entornos

Finance & Supply Chain Management o Business Central: dos productos, una misma lectura

Dynamics 365 designa dos ERP muy distintos. Finance & Supply Chain Management equipa a los grupos multientidad, con sus entidades jurídicas, sus categorías de aprovisionamiento y sus acuerdos comerciales; Business Central equipa a las empresas medianas, con sus documentos de compra, sus fichas de proveedor y sus precios de compra por artículo. Muchos grupos tienen ambos: la sede en Finance, las filiales en Business Central, y maestros de proveedores que no se hablan.

Zylio lee ambos de la misma manera, con los mismos canales, y reconcilia lo que ellos no reconcilian entre sí: el mismo proveedor bajo dos códigos, el mismo artículo bajo dos referencias, el mismo contrato marco aplicado de forma distinta de una entidad a otra. Dynamics sigue siendo la fuente de verdad de sus transacciones; Zylio es la capa de control colocada al lado, que contrasta esas transacciones con los acuerdos firmados.

Modo de conexión

Entidades de datos, OData o exportación: cómo llegan los datos

En Finance & Supply Chain Management, el canal más habitual es la exportación de entidades de datos: su administrador programa, desde el marco de gestión de datos, una exportación recurrente de las entidades de compra (pedidos, recepciones, facturas, acuerdos comerciales, proveedores) hacia un almacenamiento o un SFTP. Zylio la lee. Es un mecanismo estándar del producto, que no exige desarrollo ni ningún derecho nuevo más allá de la propia exportación.

Cuando prefiere una lectura más frecuente, los puntos de conexión OData de Finance o las API de Business Central se abren en lectura a una cuenta de aplicación limitada al alcance acordado. En Business Central, una exportación periódica de los documentos de compra y de las fichas de proveedor también basta. Ambas vías alimentan el mismo análisis y dejan el mismo rastro: cada valor sigue vinculado a la exportación o a la consulta de la que procede, con su fecha.

Los documentos que no viven en Dynamics (contratos, adendas, cuadros de precios, tarifarios, facturas recibidas fuera del circuito) llegan por buzón de correo dedicado, depósito de ficheros o escaneo. A menudo es ahí donde está el precio negociado: los acuerdos comerciales de Dynamics reflejan lo que se introdujo, no siempre lo que se firmó. El agente Capture lee esos documentos línea a línea, incluidos tarifarios de varios miles de líneas, y los vincula al proveedor y a la entidad afectados.

Mecanismo

Qué se contrasta con qué, y la prueba devuelta

La conciliación nativa de Dynamics compara la factura con el pedido y la recepción, con tolerancias globales. No sabe si el precio del pedido respetaba el contrato marco, si se aplicó el descuento por volumen del tramo alcanzado este trimestre, sumando todas las entidades, ni si la revisión de precios que invoca el proveedor correspondía a esa fecha y a ese índice. Zylio coloca frente a cada línea facturada el contrato, el cuadro de precios o la adenda que aplica, en esa fecha, para ese proveedor y esa entidad, y aplica sus tolerancias por proveedor y por categoría.

Cada desviación se eleva cualificada (precio, cantidad, unidad, descuento, revisión, fuera de contrato, duplicado, abono nunca aplicado), con su prueba: la cláusula del contrato y la línea de la factura, resaltadas una junto a otra, vinculadas a la página y a la línea de las que proceden. Ninguna desviación se descarta en silencio, y el mismo caso produce la misma decisión dentro de seis meses, porque las reglas se aplican de forma determinista.

La cláusula del contrato y la línea de la factura, resaltadas una junto a otra.

Para sus equipos

Qué cambia para cuentas a pagar, compras y control de gestión

Cuentas a pagar deja de tratar las facturas pendientes una a una a ciegas: cada una llega con su diagnóstico y su documento. Compras obtiene el cumplimiento real de lo facturado respecto a lo negociado, entidad por entidad, línea a línea, y parte del histórico facturado para renegociar. Entre el 1 y el 7% de margen recuperado sobre el alcance analizado: es el orden de magnitud observado, medido por el diagnóstico sobre sus propios datos antes de cualquier compromiso.

El control de gestión, por su parte, recupera sus cifras en sus herramientas: las desviaciones cualificadas, las tasas de cobertura contractual y los abonos pendientes se exportan a Power BI, y cada valor sigue vinculado a las líneas que lo componen y a su documento de origen. Un desvío entre el presupuesto de una línea de gasto y lo facturado se explica entonces por el precio, el volumen o el mix, y no por una intuición. Un dato ausente se declara como tal, nunca se estima.