Conectar Zylio a sus ERP: el control de sus facturas en solo lectura, sin cambiar de herramienta

Principio

Un solo principio, sea cual sea el fabricante: leer, contrastar, devolver la prueba

Su ERP gestiona el proceso: pedido, recepción, factura, pago. Sigue siendo la fuente de verdad y el lugar de la decisión. Lo que no sabe hacer es contrastar cada línea facturada con el contrato firmado, con el cuadro de precios que tiene miles de líneas, con la adenda que modificó un descuento, o con lo que el mismo proveedor facturó a otra entidad. Eso es exactamente, y solamente, lo que Zylio añade.

Para ello, Zylio necesita leer dos cosas: lo que el ERP sabe (pedidos, recepciones, facturas, proveedores, artículos, condiciones introducidas) y lo que no sabe (los contratos, cuadros de precios y tarifarios en PDF, las facturas recibidas fuera del circuito). Lo primero viene del ERP por los canales descritos más abajo; lo segundo viene de sus correos, de sus carpetas compartidas y de sus escaneos. Los agentes contrastan ambos, línea a línea, y devuelven cada desviación con su prueba.

El modo de integración no depende del fabricante. SAP, Sage, NetSuite, Microsoft Dynamics 365, Oracle, Pennylane o un sistema interno: Zylio lee, no escribe en el núcleo del sistema y restituye sus resultados en una forma que sus equipos pueden retomar. Un ERP poco extendido o desarrollado internamente se trata por exportación o depósito de ficheros, como los demás, con la misma trazabilidad.

Lo que vuelve

Lo que Zylio le devuelve, y lo que cambia

El resultado del control tiene siempre la misma forma: para cada línea facturada, un estado, la desviación cuantificada, su motivo (precio superior al negociado, descuento por volumen no aplicado, revisión fuera de plazo, cantidad o unidad divergente, servicio fuera de contrato, duplicado, abono nunca aplicado) y la prueba: la cláusula del contrato y la línea de la factura, resaltadas una junto a otra, vinculadas a la página y a la línea de las que proceden. Todo ello puede consultarse en la interfaz de Zylio, exportarse, y queda fechado en una pista de auditoría.

Lo que cambia para sus equipos: las facturas conformes pasan solas, las demás llegan cualificadas a la persona que debe decidir. Cuentas a pagar deja de controlar por muestreo; compras obtiene el cumplimiento real de lo pagado respecto a lo negociado, proveedor por proveedor, y parte del histórico facturado para renegociar. Entre el 1 y el 7% de margen recuperado sobre el alcance analizado: es el orden de magnitud observado, medido por el diagnóstico sobre sus propios datos antes de cualquier compromiso.

Lo que no cambia: nada se escribe en su ERP, ninguna factura se valida, ningún pago se desencadena, ningún proveedor es contactado. La decisión, ya sea bloquear, reclamar o validar con conocimiento de causa, se toma y se ejecuta en su herramienta, por la persona autorizada. Los datos leídos permanecen alojados en Francia y nunca sirven para entrenar un modelo. Zylio instruye, la persona decide.

No tocamos el ERP. No comprometemos nada sin validación. No contactamos con ningún proveedor.

Sage

Sage X3, 100 y 1000: varias instalaciones, un solo control

En Sage, el canal más habitual es la exportación contable o de compras que cada instalación ya sabe producir, completada con una interfaz en lectura cuando la versión la expone. Zylio lee pedidos, facturas, asientos de compras, fichas de terceros y artículos, reconcilia proveedores y artículos entre instalaciones y versiones, y controla el conjunto contra los acuerdos que aplican, de grupo o locales. Ninguna escritura en sus diarios.

Microsoft Dynamics 365

Dynamics 365 Finance y Business Central: entidades de datos u OData

En Dynamics 365, el canal más habitual es la exportación de entidades de datos programada desde el marco de gestión de datos de Finance & Supply Chain Management, o una exportación periódica de los documentos de compra de Business Central; los puntos de conexión OData y las API se abren en lectura cuando prefiere una lectura más frecuente. Zylio lee pedidos, recepciones, facturas, acuerdos comerciales y maestros, y sus resultados se exportan a Power BI.