Conciliación de facturas
Conciliación de facturas: pedido, recepción y factura conciliados a nivel de línea, antes del pago
La conciliación de facturas consiste en verificar, línea a línea, que lo facturado corresponde a lo pedido y a lo recibido: referencias, cantidades, unidades, precios. El agente Matching de Zylio lo hace sobre los tres documentos, aplica sus tolerancias, deja pasar los casos conformes y presenta los demás con el desvío ya cuantificado.
El problema
La conciliación existe en el ERP. Se atasca en todo lo que no está limpio.
La mayoría de los ERP saben conciliar una factura con un pedido y una recepción. Cuando la factura reproduce exactamente el pedido, una línea por una línea, misma referencia, misma cantidad, mismo precio, la conciliación pasa. El problema no está ahí. Está en todo lo que no es exactamente igual: una entrega en dos veces, una unidad facturada por kilo cuando el pedido era por caja, una referencia de proveedor que no se parece a la suya, un porte que no estaba en ningún pedido.
Esos casos salen del circuito automático y aterrizan en una cola. Alguien abre la factura, busca el pedido, localiza el albarán, compara y decide. Tres documentos, tres pantallas, una decisión cada vez. Cuando la cola crece más rápido de lo que se vacía, se paga confiando en el pedido, o se bloquea la factura «por si acaso» y el proveedor reclama.
La conciliación de facturas por agente IA no sustituye a la del ERP. Asume lo que el ERP no sabe emparejar y devuelve al equipo casos ya calificados: qué documento diverge, en cuánto y por qué.
Qué se concilia
Tres documentos, tres versiones de la misma entrega
Cada documento dice algo distinto. Conciliar es hacer que los tres encajen, línea a línea.
El pedido de compra
Lo que usted solicitó: referencia, cantidad, unidad, precio unitario en el momento del compromiso, condiciones de entrega. Es el documento de referencia para el precio y la cantidad esperada.
El albarán o la recepción
Lo que realmente llegó, y cuándo: cantidad entregada, pendiente, lote, fecha. Para un servicio, es el parte de intervención o el informe firmado.
La factura
Lo que el proveedor reclama: líneas, cantidades, precios, gastos accesorios, impuestos. Puede cubrir un pedido, parte de un pedido o varios pedidos a la vez.
El mecanismo
Cómo concilia una factura el agente Matching
- 01
Leer los tres documentos a nivel de línea
Pedido, recepción y factura se extraen línea a línea, sea cual sea el formato: exportación del ERP, PDF, escaneo, portal. Cada valor queda vinculado al lugar del documento donde se leyó.
- 02
Emparejar las líneas entre sí
Por referencia cuando existe; si no, por descripción, unidad y precio. Una referencia de proveedor y una referencia interna distintas para el mismo artículo se reconocen como tales, con un nivel de confianza visible.
- 03
Aplicar sus tolerancias
Por proveedor, por familia de compra, por importe: un desvío de cantidad de dos unidades sobre mil no se trata como dos sobre diez. Las tolerancias son las suyas, y el mismo caso produce la misma decisión dentro de seis meses.
- 04
Calificar y presentar el desvío
Qué documento diverge, en qué línea, en cuánto. Los casos conformes pasan solos; los demás llegan al equipo con el desvío cuantificado y los tres documentos uno junto a otro. Nada se descarta en silencio.
El pilar: conciliación a dos, tres o cuatro vías, tolerancias, tasa de conciliación.
Lo que detecta el agente
Seis situaciones que bloquean una conciliación clásica
Desvío de cantidad
Facturado cien, recibido noventa y ocho. El desvío se cuantifica, se vincula a la línea de recepción y se compara con su tolerancia antes de elevarse.
Entrega parcial, fraccionada o agrupada
Un pedido entregado en tres veces, o tres pedidos entregados juntos. Las líneas se vinculan al pedido correcto, pendiente incluido, sin que la factura se rechace.
Unidad de medida por convertir
Pedido por caja de doce, facturado por unidad; pedido por metro, entregado por rollo. La conversión se aplica antes de comparar cantidades y precios.
Referencia de artículo divergente
Su código interno, el código del proveedor, el código del fabricante: tres identificadores para un artículo. El agente los empareja e indica su confianza.
Gasto adicional ausente del pedido
Porte, palé, embalaje, urgencia: una línea facturada que no existe en ningún pedido sale como tal, para decisión.
Facturación antes de la recepción efectiva
La factura llega, la mercancía no. La línea se marca como pendiente de recepción, no se paga confiando en el pedido.
Qué cambia
Qué cambia una conciliación que no se detiene en las facturas limpias
El pendiente de pago vuelve a ser legible. Cuando cada factura está vinculada a su pedido y a su recepción, el saldo de proveedores refleja compromisos reales, pendientes incluidos, y no una cola de casos en espera que nadie sabe explicar. Un cierre ya no empieza por un inventario de facturas bloqueadas.
Los litigios se vuelven tangibles. Una factura ya no se bloquea «por si acaso», sino porque una línea concreta diverge de un documento concreto, en un importe concreto. Ese hallazgo lo pueden transmitir sus equipos al proveedor, con los tres documentos; la conversación es más corta y termina más a menudo con una nota de crédito.
El tiempo cambia de naturaleza. En los perímetros analizados, del 15 al 45 % de tiempo devuelto a los equipos, por ETC, según el perímetro y la madurez de los datos: el tiempo dedicado a buscar documentos se devuelve, el tiempo dedicado a decidir permanece. Y cada decisión deja un rastro (quién, qué, cuánto, cuándo) que constituye la pista de auditoría que piden sus auditores.
El caso de uso: qué ocurre cuando la factura y la recepción no dicen lo mismo.
Y después
La conciliación encuentra el desvío. Dos páginas tratan lo que sigue.
Una vez conciliada la factura, quedan dos preguntas. La primera es sobre el precio: la cantidad es correcta, la recepción es correcta, pero ¿el precio unitario es el del contrato? Es otro control, a cargo del agente Compliance. La segunda es sobre los propios desvíos: una vez encontrados, ¿cómo se califican, resuelven y cierran? Es la conciliación de facturas por IA.
Verificar precios facturados
El precio facturado contrastado con el precio negociado, línea a línea, con el desvío cuantificado y la prueba lista para enviar.
Descubrir
Calificar, resolver y cerrar los desvíos encontrados por la conciliación.
Matching
La conciliación pedido-recepción-factura, automatizada.
Concilia los tres documentos línea a línea y aplica sus tolerancias por proveedor, por familia de compra y por importe.
Los casos conformes pasan solos. Los demás llegan cualificados, con el desvío ya cuantificado.
Lo que detecta Matching
- Desvíos de cantidad
- Recepciones parciales, entregas partidas o agrupadas
- Unidades de medida por convertir
- Referencias de artículo divergentes
- Gastos adicionales ausentes del pedido de compra
- Facturación antes de la recepción efectiva
Nada se pierde. Todo se verifica, todo se prueba.
- La cláusula del contrato y la línea de factura, resaltadas una al lado de la otra.
- Cada valor extraído sigue vinculado al lugar exacto del documento donde se ha leído.
- El mismo caso produce la misma decisión, hoy y dentro de seis meses: las reglas se aplican de forma determinista.
- Ningún desvío se descarta en silencio. Lo que no corresponde a ninguna regla se eleva, con su motivo.
- El agente registra lo que ha hecho, en el orden en que lo ha hecho: quién, qué, cuánto, cuándo.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre conciliación a dos, tres y cuatro vías?
A dos vías, la factura se concilia con el pedido. A tres, con el pedido y la recepción. A cuatro, se añade un documento de control de calidad o de aceptación. Zylio aplica el nivel que usted elige por proveedor o familia de compra; un servicio sin recepción física se concilia a dos vías con el informe firmado.
¿Qué ocurre con una factura que cubre varios pedidos?
Cada línea facturada se vincula a la línea de pedido que le corresponde, aunque los pedidos sean distintos o un pedido se facture en varias veces. El pendiente se calcula por línea de pedido. Este caso, como la factura sin pedido, corresponde también al agente Exception.
¿Zylio modifica el estado de la factura en el ERP?
No. Zylio lee el pedido, la recepción y la factura por exportación o por API, concilia y devuelve un resultado calificado. El bloqueo, la validación o el pago siguen siendo acciones realizadas en su ERP por sus equipos, con el expediente aportado por el agente.
¿Cómo se fijan las tolerancias?
Con usted, al inicio: un desvío de cantidad o de importe aceptable por proveedor, por familia de compra y por umbral. Esas reglas se aplican después de forma determinista y siguen visibles; puede ajustarlas o ampliarlas en cualquier momento, y cada decisión pasada queda trazada con la regla que se aplicaba.
Un impacto medible en cada entorno
Más de 5 millones de documentos de compras analizados
Entre el 1 y el 7% de margen recuperado
sobre el alcance analizado
Del 15 al 45% de tiempo devuelto a los equipos, por ETC
según el alcance y la madurez de los datos
Zylio se integra en su ecosistema actual.
El ERP gestiona el proceso. Zylio trata la excepción y recupera el valor que se le escapa: facturas sin pedido de compra, desvíos de precio línea a línea, duplicados y sobrefacturación, compras fuera de marco.
Sus datos con la máxima seguridad.
Zylio cumple las normas más exigentes, y nada se compromete sin su validación.
- Certificaciones
- Alojamiento
- Cifrado
- Acceso
Las otras situaciones tratadas por el agente Matching
- Conciliación de los documentos de compraEl pilar: dos, tres o cuatro vías, tolerancias, tasa de conciliación.
- Conciliación contableFacturas, notas de crédito y pagos vinculados a los asientos de proveedores, punteo propuesto, partidas abiertas calificadas: el cierre sin inventario.
- Conciliación de facturas por IALo que ocurre después de la conciliación: calificar y resolver los desvíos.
- Conciliar servicios sin recepciónCuando no hay albarán: el caso de los servicios.
- Ver la conciliación en demostraciónUn pedido, una recepción, una factura: el agente en pantalla sobre un caso concreto.
Vea lo que da sobre sus propios datos
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- Sin cambiar de herramienta ni de proceso