Conciliación de facturas por IA
Conciliación de facturas por IA: cada desvío calificado, resuelto y cerrado, con su rastro
La conciliación de facturas por IA empieza donde termina el cotejo: se ha encontrado un desvío entre factura, pedido, recepción o contrato, y hay que resolverlo. El agente Exception de Zylio identifica la causa, reúne la prueba, propone una salida (aceptar, corregir, pedir una nota de crédito, reclamar) y la somete a su decisión. No paga nada.
El problema
Encontrar el desvío es la mitad del trabajo. La otra mitad se llama excepción.
El cotejo hace su trabajo: señala que una factura no corresponde. Lo que ocurre después no está descrito en ningún proceso. La factura sale del circuito, alguien la toma, escribe al comprador para saber si la cantidad es correcta, escribe al receptor para saber si llegó el pendiente, espera, insiste y acaba decidiendo con lo que tiene. Una excepción no es una factura complicada. Son tres personas, dos correos y cuatro días.
Multiplicada por el número de facturas con anomalía, esta mecánica produce una cola. Crece a fin de mes, crece cuando un proveedor cambia de sistema, crece cuando un contrato se renegocia y los precios se mueven. Y como los casos más antiguos son también los más difíciles de documentar, la cola se vacía por abajo: se paga lo que ya no se sabe reclamar.
La conciliación de facturas por IA asume esa cola. No para decidir en su lugar, sino para que cada caso llegue a la persona adecuada ya instruido: qué diverge, por qué, cuánto cuesta y qué se puede hacer con ello.
Lo que llega a conciliación
Seis desvíos que salen del cotejo y esperan una decisión
El desvío de precio residual
Cantidad y recepción conformes, pero el precio unitario diverge del contrato. La pregunta ya no es «hay un desvío» sino «quién tiene razón y qué hacemos con la diferencia».
El desvío de cantidad fuera de tolerancia
Facturado más de lo recibido, por encima del umbral aceptado. Pendiente en camino, error de tecleo o entrega nunca realizada: la causa cambia la salida.
El duplicado exacto o disfrazado
La misma factura enviada dos veces, o el mismo servicio facturado con dos números distintos, a veces por dos entidades del mismo proveedor.
La nota de crédito esperada y nunca imputada
Un litigio se resolvió con una nota de crédito prometida; la factura siguiente no la descuenta. Nadie se acuerda, salvo el expediente.
La factura sin pedido, o con varios
Nada que cotejar, o demasiado: el agente localiza el compromiso original, o constata que no existe, y lo dice.
Los datos bancarios divergentes
Un IBAN distinto del que figura en el maestro de proveedores, una dirección que cambia: presentado como tal antes de cualquier pago, nunca resuelto en solitario.
El mecanismo
Cómo concilia un desvío el agente Exception
- 01
Calificar la causa
¿Qué documento falla: la factura, el pedido, la recepción, el contrato? El agente relee los cuatro, recupera el histórico del proveedor y del artículo, y nombra la causa más probable con su nivel de confianza.
- 02
Cuantificar y reunir la prueba
El importe en juego, la línea afectada, la cláusula o el documento que da fe, la nota de crédito ya prometida si existe. Cada valor queda vinculado al lugar del documento donde se leyó.
- 03
Proponer una salida
Aceptar dentro de la tolerancia, corregir la imputación, pedir una nota de crédito, reclamar la línea, esperar la recepción. Una propuesta, argumentada, nunca una acción.
- 04
Someter y cerrar con el rastro
El caso se presenta a la persona habilitada. Su decisión queda registrada (quién, qué, cuánto, cuándo) y el caso se cierra. Lo que no corresponde a ninguna regla se eleva con su motivo.
El pilar: lo que asume el agente Exception y lo que nunca decide.
La decisión sigue siendo humana
Lo que el agente propone, y lo que solo usted decide
El agente produce una propuesta argumentada: este es el desvío, esta es su causa probable, esto es lo que sugerimos hacer. No bloquea el pago en su ERP, no genera ninguna nota de crédito, no escribe al proveedor. Esos tres gestos siguen siendo suyos, y son más rápidos porque el expediente está completo antes de que usted lo abra.
Ese límite no es prudencia comercial; es una regla de diseño. Una conciliación que resuelve sola acaba aceptando desvíos para vaciar la cola. Una conciliación que instruye y somete mantiene la cola corta sin quitarle nunca la mano. El mismo caso produce la misma propuesta hoy y dentro de seis meses, y cada decisión pasada sigue consultable con la regla que se aplicaba.
Ningún desvío se descarta en silencio. Lo que no corresponde a ninguna regla se eleva, con su motivo.
Qué cambia
Qué cambia una cola de excepciones que deja de crecer
La cola deja de crecer, para empezar. Los casos llegan calificados y salen decididos; los más antiguos ya no son los que se pagan por no poder documentarlos. En los perímetros analizados, del 15 al 45 % de tiempo devuelto a los equipos, por ETC, según el perímetro y la madurez de los datos: el tiempo devuelto es el de la investigación, no el de la decisión.
Después, cada proveedor tiene un expediente. Desvíos resueltos, notas de crédito obtenidas, litigios en curso, causas recurrentes: todo vinculado a la factura original. Una renegociación, una auditoría o un cambio de interlocutor en el proveedor ya no parten de cero. Sobre el perímetro analizado, entre el 1 y el 7 % de margen recuperado: recuperado porque está documentado y después reclamado por sus equipos.
Por último, el cierre deja de ser un inventario. Las facturas con anomalía están identificadas, cuantificadas y se pueden provisionar, con su estado de resolución. El auditor que pide la pista de una factura obtiene, para cada decisión, quién la tomó, sobre qué base y en qué fecha.
El caso de uso: la nota de crédito prometida, la recibida y la factura que debía descontarla.
Dónde se sitúa esta página
Cotejo, conciliación por IA, conciliación contable: tres momentos
El cotejo de facturas compara la factura con el pedido y la recepción, y encuentra el desvío: es el trabajo del agente Matching, descrito en su página. La conciliación de facturas por IA, esta página, toma el desvío encontrado y lo lleva hasta una decisión y un cierre. La conciliación contable, por último, interviene del lado de cuentas a pagar: vincular facturas, notas de crédito y pagos a los asientos, y puntear. Tres momentos, tres páginas, un solo hilo: la línea de factura y su prueba.
El momento anterior: pedido, recepción y factura conciliados a nivel de línea.
Exception
Facturas sin pedido, con varios pedidos, duplicados: tratados.
Se hace cargo de lo que no entra en ningún circuito estándar, en lugar de devolverlo al equipo.
La cola de casos bloqueados deja de crecer.
Lo que detecta Exception
- Facturas sin pedido de compra
- Varios pedidos de compra en una factura, un pedido de compra en varias facturas
- Duplicados exactos y encubiertos
- Notas de crédito ausentes o nunca imputadas
- Compras fuera de marco
- Imputación analítica en texto libre
- IBAN no válido o divergente del maestro de datos
Nada se pierde. Todo se verifica, todo se prueba.
- La cláusula del contrato y la línea de factura, resaltadas una al lado de la otra.
- Cada valor extraído sigue vinculado al lugar exacto del documento donde se ha leído.
- El mismo caso produce la misma decisión, hoy y dentro de seis meses: las reglas se aplican de forma determinista.
- Ningún desvío se descarta en silencio. Lo que no corresponde a ninguna regla se eleva, con su motivo.
- El agente registra lo que ha hecho, en el orden en que lo ha hecho: quién, qué, cuánto, cuándo.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre el cotejo y la conciliación de facturas por IA?
El cotejo compara los documentos y constata un desvío. La conciliación por IA resuelve ese desvío: identifica la causa, cuantifica el importe, propone una salida y la somete a decisión. El primero lo lleva el agente Matching, la segunda el agente Exception; ambos dejan la decisión a sus equipos.
¿Puede el agente aceptar solo un desvío pequeño?
Solo si usted ha fijado una tolerancia que lo prevea, por proveedor, familia o importe, y esa aceptación queda trazada con la regla aplicada. Fuera de tolerancia, el agente propone y una persona decide. Ninguna regla implícita: lo que no corresponde a nada se eleva con su motivo.
¿Cómo localiza el agente una nota de crédito prometida hace seis meses?
Porque el litigio original, su resolución y la nota de crédito esperada están vinculados al proveedor y a la línea afectada en el expediente. Cuando llega la factura siguiente sin el descuento, el agente la coteja con la nota de crédito esperada y lo señala, con el litigio original a un clic.
¿Puede Zylio interrumpir un pago de riesgo?
No. Zylio no escribe nada en su ERP y no interviene en el circuito de pago. Señala el caso (duplicado, IBAN divergente, desvío fuera de tolerancia) antes del vencimiento, con la prueba, y es su equipo quien decide suspender o pagar en su herramienta.
Un impacto medible en cada entorno
Más de 5 millones de documentos de compras analizados
Entre el 1 y el 7% de margen recuperado
sobre el alcance analizado
Del 15 al 45% de tiempo devuelto a los equipos, por ETC
según el alcance y la madurez de los datos
Zylio se integra en su ecosistema actual.
El ERP gestiona el proceso. Zylio trata la excepción y recupera el valor que se le escapa: facturas sin pedido de compra, desvíos de precio línea a línea, duplicados y sobrefacturación, compras fuera de marco.
Sus datos con la máxima seguridad.
Zylio cumple las normas más exigentes, y nada se compromete sin su validación.
- Certificaciones
- Alojamiento
- Cifrado
- Acceso
Para ir más lejos
- Gestión de excepciones ERPEl pilar: facturas sin pedido, duplicados, notas de crédito, compras fuera de marco.
- Cotejo de facturas con pedido y recepciónEl momento anterior: encontrar el desvío entre pedido, recepción y factura.
- Impugnar una factura de proveedorEl caso de uso: la reclamación, con las pruebas, llevada por sus equipos.
- El diagnóstico de 3 semanasMedir sobre sus datos lo que cuestan los desvíos no resueltos.
Vea lo que da sobre sus propios datos
Veinte minutos, sobre una familia de compra que usted elija. Le mostramos lo que detectan los agentes, con la prueba a la vista.
- Sin compromiso, sobre sus datos
- Resultado en 3 semanas
- 20 minutos, sin presentación comercial
- Sus datos siguen alojados en Francia
- Sin cambiar de herramienta ni de proceso