Cuentas a pagar
Conciliación contable: facturas, notas de crédito y pagos punteados, las partidas abiertas explicadas
La conciliación contable del lado de proveedores consiste en vincular cada factura, nota de crédito y pago al asiento que le corresponde, y después puntear. El agente Matching de Zylio lee sus exportaciones contables, propone el punteo con su nivel de confianza y presenta las partidas abiertas ya calificadas: pago sin factura, pago duplicado, nota de crédito no imputada.
El problema
El punteo se hace a fin de mes, cuando menos tiempo queda
Cuentas a pagar tiene dos hilos que encajar: lo que los proveedores han facturado y lo que la empresa ha pagado. Entre ambos, los asientos: una factura contabilizada, una nota de crédito registrada, una transferencia emitida. La conciliación contable consiste en vincular cada movimiento a su contrapartida y puntear lo que se salda. Cuando todo coincide (una factura, un pago, el mismo importe), el ERP puntea solo.
El resto se acumula. Una transferencia agrupada que salda doce facturas menos una nota de crédito. Un pago parcial. Un descuento por pronto pago deducido sin estar previsto. Una factura pagada dos veces, con dos referencias. Una nota de crédito registrada y nunca imputada a la factura que corregía. Esos asientos quedan abiertos, y es a fin de mes, cuando el cierre aprieta, cuando hay que explicarlos uno a uno.
La conciliación contable por agente IA no sustituye al punteo de su ERP. Toma las partidas abiertas que el ERP no supo emparejar, las explica, propone el punteo, y usted lo valida en su herramienta.
Qué se concilia
Tres vínculos que cuentas a pagar debe mantener
La factura y su asiento de compra
El documento recibido del proveedor y el asiento registrado en el diario de compras: mismo importe, mismo proveedor, misma fecha de documento, misma imputación. Un desvío aquí es un error de tecleo o una factura contabilizada dos veces.
La nota de crédito y la factura original
Una nota de crédito corrige una factura concreta. Vincularla es localizar esa factura, comprobar que el importe corresponde al litigio resuelto y asegurarse de que se descuenta del próximo pago.
El pago y la factura o facturas
Una transferencia puede saldar una factura, doce, u once y una nota de crédito. Vincularla es reconstruir la composición del pago, línea a línea, hasta que la cuenta del proveedor se salde.
El mecanismo
Cómo concilia y propone el punteo el agente Matching
- 01
Leer las exportaciones contables
Mayor de proveedores, diario de compras, diario de pagos, por exportación o por API, desde SAP, Sage, Oracle, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Cegid o Workday. Zylio lee; no escribe nada en el sistema.
- 02
Emparejar los movimientos
Por importe exacto primero, después por combinación de importes, referencia de documento, fecha y lectura semántica de los conceptos: un número de factura truncado en el concepto de una transferencia se reconoce como tal.
- 03
Proponer el punteo con su confianza
Cada conciliación propuesta lleva un nivel de confianza y su justificación: qué movimientos, qué importes, por qué se saldan. Por encima del umbral que usted fija, la propuesta está lista para validar; por debajo, se presenta para arbitraje.
- 04
Calificar las partidas abiertas
Lo que no se puntea sale con un motivo: pago sin factura, factura vencida sin pago, pago duplicado probable, nota de crédito no imputada, desvío de importe explicado o no. Nada se descarta en silencio.
Lo que los agentes leen, lo que devuelven y lo que nunca escriben en el ERP.
Lo que califica el agente
Seis partidas abiertas, cada una con su motivo
El pago sin factura
Una transferencia emitida cuyo importe no explica ninguna factura contabilizada. Anticipo previsto en el contrato, factura no recibida o pago indebido: el agente busca el documento y dice lo que encuentra.
La factura vencida sin pago
Contabilizada, con vencimiento superado, nunca pagada. Bloqueada por un litigio conocido, olvidada o pagada con otra referencia: el motivo cambia lo que sigue.
El pago duplicado probable
Dos pagos por el mismo importe, mismo proveedor, con pocos días de diferencia, o una factura contabilizada con dos números. Presentado antes de convertirse en una solicitud de reembolso.
La nota de crédito no imputada
Registrada, nunca descontada de un pago. El agente la vincula a la factura original y la señala en el próximo pago al proveedor.
El desvío de importe
Descuento por pronto pago aplicado, gastos bancarios deducidos, redondeo de conversión, retención de garantía: un desvío de unos euros entre factura y pago, explicado cuando se puede, elevado cuando no.
La factura no recibida
Una recepción o un pedido comprometido sin factura contabilizada al cierre. El agente la lista con el importe esperado, para la provisión.
Qué cambia
Qué cambia una conciliación contable que no espera al cierre
El cierre empieza con partidas abiertas explicadas, no con una lista por explorar. Las facturas no recibidas se conocen con su importe, las notas de crédito pendientes están vinculadas, los pagos duplicados probables se apartan antes de la próxima remesa. En los perímetros analizados, del 15 al 45 % de tiempo devuelto a los equipos, por ETC, según el perímetro y la madurez de los datos: devuelto en la búsqueda, no en la validación.
La cuenta del proveedor refleja la realidad. Un saldo compuesto por facturas identificadas, notas de crédito vinculadas y pagos reconstruidos es un saldo que se puede confirmar al proveedor, provisionar o reclamar. El balance por antigüedad deja de ser una estimación.
La pista de auditoría existe sin esfuerzo adicional. Cada punteo propuesto conserva su justificación, cada validación conserva su autor y su fecha, cada partida abierta conserva su motivo. El auditor que pregunta cómo se vinculó un pago obtiene la respuesta, con los documentos, sin reconstrucción a posteriori.
La conciliación de facturas con pedido y recepción verifica que lo facturado se pidió y se recibió. La conciliación de facturas por IA toma los desvíos encontrados y los lleva a una decisión. La conciliación contable interviene después: vincula los documentos a los asientos y los pagos a las facturas, y puntea. Las tres se apoyan en la misma lectura de los documentos y la misma pista: la línea, su prueba, su decisión.
El caso de uso: las partidas abiertas calificadas antes del último día del mes.
Matching
La conciliación pedido-recepción-factura, automatizada.
Concilia los tres documentos línea a línea y aplica sus tolerancias por proveedor, por familia de compra y por importe.
Los casos conformes pasan solos. Los demás llegan cualificados, con el desvío ya cuantificado.
Lo que detecta Matching
- Desvíos de cantidad
- Recepciones parciales, entregas partidas o agrupadas
- Unidades de medida por convertir
- Referencias de artículo divergentes
- Gastos adicionales ausentes del pedido de compra
- Facturación antes de la recepción efectiva
Nada se pierde. Todo se verifica, todo se prueba.
- La cláusula del contrato y la línea de factura, resaltadas una al lado de la otra.
- Cada valor extraído sigue vinculado al lugar exacto del documento donde se ha leído.
- El mismo caso produce la misma decisión, hoy y dentro de seis meses: las reglas se aplican de forma determinista.
- Ningún desvío se descarta en silencio. Lo que no corresponde a ninguna regla se eleva, con su motivo.
- El agente registra lo que ha hecho, en el orden en que lo ha hecho: quién, qué, cuánto, cuándo.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre conciliación contable y conciliación de facturas?
La conciliación de facturas contrasta documentos de compra (pedido, recepción, factura) para verificar lo que se debe. La conciliación contable contrasta asientos: la factura contabilizada, la nota de crédito registrada, el pago emitido, para puntear la cuenta del proveedor. La primera ocurre antes del pago; la segunda, en torno al cierre.
¿Zylio puntea directamente en mi ERP?
No. Zylio lee sus exportaciones contables, propone el punteo con su justificación y su nivel de confianza, y usted valida en su herramienta. Ningún asiento, ningún punteo, ningún pago pasa por Zylio. Es lo que garantiza que el sistema de referencia siga siendo el suyo.
¿Cómo reconstruye el agente una transferencia agrupada?
Busca la combinación de facturas y notas de crédito contabilizadas para ese proveedor cuya suma corresponde al importe pagado, ayudándose de las referencias presentes en el concepto de la transferencia y de los vencimientos. Presenta la composición encontrada, con su confianza; si hay varias combinaciones posibles, las muestra todas.
¿Qué datos hay que aportar para empezar?
Una exportación del mayor de proveedores, del diario de compras y del diario de pagos del periodo elegido, y las facturas correspondientes si quiere llegar hasta la línea. Es el perímetro del diagnóstico de 3 semanas, sin conexión a su sistema y sin que ningún dato sirva para entrenar un modelo.
Un impacto medible en cada entorno
Más de 5 millones de documentos de compras analizados
Entre el 1 y el 7% de margen recuperado
sobre el alcance analizado
Del 15 al 45% de tiempo devuelto a los equipos, por ETC
según el alcance y la madurez de los datos
Zylio se integra en su ecosistema actual.
El ERP gestiona el proceso. Zylio trata la excepción y recupera el valor que se le escapa: facturas sin pedido de compra, desvíos de precio línea a línea, duplicados y sobrefacturación, compras fuera de marco.
Sus datos con la máxima seguridad.
Zylio cumple las normas más exigentes, y nada se compromete sin su validación.
- Certificaciones
- Alojamiento
- Cifrado
- Acceso
Las otras situaciones tratadas por el agente Matching
- Conciliación de los documentos de compraEl pilar de la conciliación: pedido, recepción, factura, a nivel de línea.
- Conciliación de facturasLa factura conciliada con el pedido y la recepción, línea a línea, con sus tolerancias y el desvío ya cuantificado.
- Consolidar provisiones y facturas no recibidasEl caso de uso: las facturas no recibidas conocidas con su importe.
- Ver la conciliación contable en demostraciónUna exportación del mayor, pagos, partidas abiertas: el agente en pantalla.
Vea lo que da sobre sus propios datos
Veinte minutos, sobre una familia de compra que usted elija. Le mostramos lo que detectan los agentes, con la prueba a la vista.
- Sin compromiso, sobre sus datos
- Resultado en 3 semanas
- 20 minutos, sin presentación comercial
- Sus datos siguen alojados en Francia
- Sin cambiar de herramienta ni de proceso