Optimisation des approvisionnements : Comment tout gérer en quelques clics ?

Contrairement à une idée reçue : l’IA ne s’épanouit pas dans la créativité, mais dans la rapidité de la détection. L’analyse de documents hétérogènes, la capacité d’extraire les données cruciales qui pénalisent votre rentabilité, l’identification des écarts entre les conditions tarifaires négociées et la réalité facturée, voilà la force de l’IA. C’est la raison pour laquelle, utiliser l’IA dans le cadre de la gestion de ses approvisionnements et le suivi de sa facturation est devenu une évidence :

• Automatisation des tâches de compilation de documents (devis, BPU, DPGF, factures…)
• Lecture sans saisie des données et classement logique des données déterminantes
• Comparaisons en temps réel des données et mise en évidence des écarts

Cette révolution de la gestion des achats permet de garantir l’optimisation de vos approvisionnements, et voici comment.

Gestion optimale des contrats-cadres

L’Intelligence Artificielle utilise le traitement du langage naturel (NLP) et des VLMs pour lire les documents contractuels (contrats-cadres, BPU, DPGF) et en extraire les données prégnantes. Cette capacité d’analyse et d’extraction de données, à partir de documents aux formalismes différents, vous permet ensuite de repérer facilement les écarts qui sont la cause masquée d’une perte de rentabilité.

Dès que les contrats-cadres sont validés, et en les intégrant à la puissance calcul et de raisonnement de l’IA, vous allez créer une base de données prêtes à être comparées. Les centres de profits et les services concernés par les conditions négociées en amont vont pouvoir être tenus informés, en temps réel, des préjudices subis, qu’ils soient financiers ou liés au contenu de la prestation :

• Remises cadres non appliquées
• Frais de transport incohérent
• Qualité du service ou du produit fourni non conforme au cahier des charges
• Service après-vente
• …
  

Gestion optimale des documents BPU, DPGF

Les BPU (Bordereaux de prix unitaires) et DPGF (Décomposition du prix global et forfaitaire) sont des documents complémentaires, au formalisme parfois inédit, et peu réputés pour être lisibles et compréhensibles rapidement. Ce constat n’est pas un problème pour l’IA qui va, à partir d’un foisemment de données disparates, extraire les informations clés (nature de la prestation, quantités, prix, conditions de paiement, dates d’échéance…) et les classer logiquement.

L’utilisation de l’IA pour lire, sans opérations de saisie contraignantes, et classer les données logiquement est une première étape essentielle si vous souhaitez, au moment de la mise en œuvre des obligations réciproques, contrôler le bon respect des conditions négociées. L’IA identifie les données à problème, c’est-à-dire les prestations et les montants facturés non conformes aux devis initiaux. Que vous soyez maître d’œuvre, c’est-à-dire rédacteur de BPU et de DPGF, ou prestataire de services, l’IA, dans les deux cas, est un outil devenu incontournable pour vérifier en temps réel et en quelques minutes :

• Que les factures reçues sont conformes aux documents officiels
• Que les factures émises respectent les conditions négociées

L’IA peut également prendre en compte les données du CCTP (Cahier des clauses techniques particulières), c’est-à-dire extraire des données qualitatives (contenu de prestation) pour les comparer au cahier des charges validé au moment de la négociation. 

Uniformisation des devis

Après lecture des devis, l’IA génère un formalisme logique destiné à permettre une comparaison future des données actualisées. L’IA permet de générer des modèles de devis uniformes à partir des informations fournies : numéro de devis, date d’émission, durée de validité, coordonnées du fournisseur ou du client, détails de la prestation, etc.. L’IA peut ensuite, en temps réel et en quelques minutes, croiser ces informations avec celles des factures émises ou réceptionnées :

• Vérification de la conformité des prix : L’IA compare les prix mentionnés sur les factures avec ceux des devis compilés, en tenant compte des conditions spécifiques négociées en amont (remises quantitatives, contrats-cadres…). Les écarts sont identifiés rapidement et permettent de réagir et d’informer les intéressés en temps réel (clients, fournisseurs, affiliés).
• Analyse du contenu de la prestation : L’IA peut analyser le contenu d’un devis avec le contenu de la prestation fournie pour vous garantir que la proposition négociée a été respectée. L’IA peut donc identifier des écarts de tarification, mais également le non-respect de la prestation à fournir (délai de livraison, assortiment, SAV…) qui constitue également un motif de perte de rentabilité.En savoir plus, contactez-nous