En el marco de su política de compras, usted debe tomar decisiones a partir de un presupuesto que debe precisar:
● El bien o el servicio objeto del contrato final
● El coste de la puesta a disposición de ese bien o de ese servicio (precio, descuentos, condiciones de pago…)
● Las condiciones vinculadas a su uso (garantía, instalación, formación, retoma…)
Como responsable encargado de negociar un acuerdo comercial, usted es sensible al tiempo dedicado a verificar la oferta de sus proveedores, lo que puede justificar el uso de una IA asociada capaz de realizar tareas de recopilación y de comparación de datos en tiempo real.
Los objetivos asignados a una asistencia de IA en el marco de su política de compras:
1. Ganar tiempo y llevar a cabo negociaciones eficaces
2. Validar tarifas coherentes con el mercado y con sus contratos marco
3. Firmar contratos comerciales que respondan a sus necesidades
Hay otro parámetro que no conviene descuidar: la toma de decisiones futuras, que debe apoyarse en un histórico enriquecido con cada validación de presupuesto. Para responder a todos estos retos, la solución para ganar tiempo y dinero, sin cambiar su método de trabajo, existe y va a revolucionar el proceso de toma de decisiones en materia de compras.
Una IA que tiene en cuenta la inflación
Si bien un presupuesto ofrece una estimación detallada de los costes asociados a un proyecto de compra, resulta crucial comparar las propuestas tarifarias sucesivas en función de la inflación. En el caso de una relación a largo plazo, las cláusulas de revisión de precios pueden basarse en un índice de referencia (por ejemplo, el índice de precios al consumo – IPC). La IA de Zylio podrá seguir la periodicidad del ajuste tarifario (anual, semestral, etc.) y
comparar los presupuestos o las facturas actualizados con el índice de referencia.
Al comparar varios presupuestos, usted se dota de una herramienta de IA que es un verdadero asistente durante la negociación, gracias a la recopilación de datos de varios años. La IA de Zylio organiza una comparación exhaustiva coordinando los datos dispersos, con el fin de identificar las líneas tarifarias incoherentes y evitar así:
● La sobrefacturación encubierta
● La valoración de bienes o de servicios no previstos en el contrato
● La omisión de los descuentos negociados
● El incumplimiento de los índices de referencia
¡Una auditoría tarifaria en tiempo real!
El análisis de precios por línea de producto en un presupuesto de compra se desarrolla en tres fases:
1. La extracción y estructuración de los datos del presupuesto: su IA de Zylio comienza por leer e interpretar el contenido de cada presupuesto, ya sea en formato PDF, imagen, hoja de cálculo o directamente en formato digital. Cada línea de productos o de servicios se enumera en el presupuesto, antes de ser armonizada y
uniformizada para un uso más fácil y más rápido. Para ello, su IA asociada utiliza patrones recurrentes (numeración, columnas específicas), palabras clave descriptivas y modelos que permiten el análisis multicriterio y una detección rápida de las desviaciones. La normalización de las descripciones de productos permite compensar las variaciones de lenguaje y el uso de abreviaturas específicas empleadas por sus distintos proveedores. Es posible asignar automáticamente cada línea de producto a una categoría predefinida (por ejemplo: material de oficina, componentes electrónicos, servicios de mantenimiento). Esta categorización puede basarse en palabras clave propias de su actividad, en códigos de producto estandarizados o en modelos derivados de las compras anteriores.
2. Un análisis comparativo de los precios: una vez recopilados los datos, su IA de Zylio compara en tiempo real el precio unitario de cada línea de producto con los precios pagados anteriormente por productos idénticos o similares dentro de la empresa. Puede identificar los aumentos, las reducciones y el respeto de la aplicación de las nuevas tarifas negociadas. La IA evalúa el nivel de los descuentos propuestos por línea de producto y a nivel global del presupuesto, comparándolos con los descuentos habituales o negociados. Los precios unitarios que se desvían significativamente de los valores esperados según el histórico o los datos de referencia se destacan visualmente. La IA también puede identificar incoherencias en las descripciones, las unidades de medida o las referencias de producto.
3. Entrega de análisis y de recomendaciones: su IA de Zylio puede presentar los resultados del análisis en forma de tablas, de gráficos o de informes
sintéticos, poniendo de relieve los puntos clave (líneas de producto con precios elevados, ausencia de los descuentos negociados a nivel regional o nacional, anomalías semánticas o numéricas…). La IA genera alertas automáticas cuando detecta anomalías tarifarias, incumplimientos respecto a los precios
negociados u oportunidades de ahorro potenciales.
Todo el valor de una IA asociada a sus compras reside en poder sugerirle acciones inmediatas:
● Solicitud de aclaraciones a los proveedores
● Renegociación tarifaria de determinadas líneas de producto
● Solicitud de un nuevo presupuesto global
En definitiva, dispone de una asistencia de IA fácil de utilizar y logra un ahorro medio del orden del 15% anual. Para validar por fin presupuestos atractivos en precio y que respondan perfectamente a las necesidades de su empresa, ¡solo tiene que hacer clic en este enlace!