Secteur privé
Secteur privé : contrôler les achats indirects de toutes vos filiales, contrat cadre par contrat cadre
Dans le secteur privé, les achats indirects sont négociés au siège et exécutés dans les filiales, souvent sur plusieurs ERP. Zylio lit les contrats cadres et les factures de chaque entité, confronte chaque ligne au tarif négocié pour le groupe et fait remonter les écarts avec leur preuve. Sans toucher aux ERP, sans contacter aucun fournisseur.
Le constat
Ce qui rend les achats indirects difficiles à contrôler dans une entreprise privée
Les conditions sont bonnes. Ce qui manque, c’est la certitude qu’elles sont appliquées partout.
Négocié au siège, facturé en filiale
Le contrat cadre est signé par la direction achats du groupe. Les commandes partent de dix entités, et chacune reçoit ses factures. Personne ne relit le contrat à ce moment-là.
Plusieurs ERP, plusieurs référentiels
Une filiale sur SAP, une autre sur Sage, une acquisition récente sur Dynamics. Le même fournisseur porte trois codes, le même article trois références.
Contrôle par sondage
Quelques factures par mois passent sous les yeux d’un contrôleur. Le reste est payé sur la foi du rapprochement de l’ERP, qui compare des totaux.
Achats hors contrat
Une entité commande chez un fournisseur non référencé, ou hors périmètre du contrat, au prix catalogue. Le siège l’apprend à la consolidation, ou jamais.
Performance fournisseur invisible
Remises de volume, révisions tarifaires, pénalités de service : chaque clause négociée a une contrepartie que personne ne suit dans le temps.
Une valeur difficile à prouver
La direction achats sait qu’elle négocie bien. Elle ne peut pas démontrer, ligne par ligne, ce que ses accords ont rendu au groupe.
Le mécanisme
Chaque facture de chaque entité, confrontée au contrat cadre du groupe
Zylio lit vos contrats cadres tels qu’ils sont (PDF signés, annexes tarifaires, avenants, grilles par pays) et en extrait chaque condition : prix par référence, remises, paliers de volume, formule de révision, échéances. Un contrat cadre peut porter plus de 12 000 lignes tarifaires, règles de prix comprises ; la plateforme les tient.
Puis chaque ligne facturée, dans chaque filiale, est confrontée à la condition qui la régit. L’agent Compliance fait remonter le prix facturé au-dessus du prix négocié, la révision appliquée hors échéance, le palier de volume franchi mais non répercuté, la prestation hors périmètre. L’agent Matching rapproche commande, réception et facture à la ligne ; l’agent Exception prend en charge les factures sans commande, les doublons et les avoirs jamais imputés.
Chaque écart remonte avec la clause et la ligne facturée, surlignées côte à côte, et son montant. La filiale ou le siège décide : réclamer, accepter, renégocier. Rien ne s’engage sans validation.
Le cas d’usage : vérifier que le tarif négocié au siège est celui facturé partout.
Plusieurs ERP
Un seul contrôle, quel que soit l’ERP de la filiale
Zylio ne demande pas d’harmoniser vos systèmes. Il lit les exports ou l’API de chaque ERP (SAP, Sage, Oracle, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Cegid, Workday) et n’y écrit rien. Les circuits de validation de chaque entité restent en place ; les écarts instruits y reviennent.
Graph, la couche knowledge graph, reconnaît le même fournisseur sous ses différentes raisons sociales et le même article sous ses différentes références, d’une filiale à l’autre. Le siège voit enfin la dépense réelle par fournisseur, tous ERP confondus, et peut comparer le prix payé pour la même référence d’une entité à l’autre.
Ce que nous lisons et ce que nous ne modifions pas, ERP par ERP.
Pour qui
Grands groupes, ETI, PME : le même contrôle, un périmètre différent
Grands groupes
Des dizaines d’entités, plusieurs pays, plusieurs ERP. Le contrôle démarre sur une famille d’achats ou une région, puis s’étend, avec un reporting consolidé pour le siège.
ETI
Une direction achats resserrée, des contrats cadres récents, un ERP principal. Le contrôle exhaustif libère l’équipe du sondage et lui rend du temps pour négocier.
PME
Pas de service achats dédié, un dirigeant ou un DAF qui signe. Le diagnostic de trois semaines suffit souvent à savoir si un contrôle continu se justifie.
Ce que des groupes privés ont mesuré avec Zylio, filiales et ERP compris.
Par secteur
Les secteurs privés que Zylio connaît déjà
Chaque secteur a ses documents, ses fournisseurs et ses écarts typiques. Chacun a sa page.
Services financiers
Prestations intellectuelles, informatique, immobilier : des contrats à unités d’œuvre et des factures de plusieurs centaines de lignes.
Santé
Établissements et groupes de cliniques : dispositifs, consommables, maintenance, avec des mercuriales qui bougent.
Industrie
Maintenance, pièces, énergie, transport : des grilles tarifaires denses et des révisions indexées sur des matières.
Retail
Réseaux de magasins et franchises : le même fournisseur, des centaines de points de livraison, des conditions à faire respecter partout.
Grande distribution
Volumes massifs, remises de fin d’année, logistique : des paliers et des ristournes à vérifier à l’euro près.
Hôtellerie
Alimentaire, linge, énergie, entretien : des achats dispersés par établissement et des prix négociés au groupe.
Les pages sectorielles, avec leurs documents et leurs écarts typiques.
Commencer
Un diagnostic de trois semaines, sur une filiale ou une famille d’achats
Le point d’entrée le plus court est un diagnostic de trois semaines, sur vos données. Vous choisissez un périmètre : une entité, une famille d’achats, un fournisseur majeur. Nous lisons les contrats et les factures de la période, confrontons chaque ligne au négocié et restituons les écarts, chiffrés et sourcés. Le diagnostic se facture au succès, sur les écarts récupérés.
Sur le périmètre analysé, la marge récupérée se situe entre 1 et 7 %. Et le contrôle peut ensuite s’étendre de 5 % à 100 % de vos achats, entité par entité, à votre rythme.
Périmètre, données demandées, restitution, facturation au succès.
Rien ne se perd. Tout se vérifie, tout se prouve.
- La clause du contrat et la ligne de facture, surlignées côte à côte.
- Chaque valeur extraite reste reliée à l’endroit exact du document où elle a été lue.
- Le même cas produit la même décision, aujourd’hui comme dans six mois : les règles sont appliquées de façon déterministe.
- Aucun écart n’est écarté en silence. Ce qui ne correspond à aucune règle remonte, avec son motif.
- L’agent consigne ce qu’il a fait, dans l’ordre où il l’a fait : qui, quoi, combien, quand.
Questions fréquentes
Faut-il que toutes les filiales soient sur le même ERP ?
Non. Zylio lit les exports ou l’API de chaque ERP séparément et ne modifie rien dans aucun d’eux. Graph réconcilie ensuite fournisseurs et références d’une entité à l’autre. Un groupe avec trois ERP est un cas courant, pas un prérequis à lever.
Par quelle entité ou quelle famille d’achats commencer ?
Par celle où le contrat cadre est le plus dense et le volume de factures le plus élevé : c’est là que les écarts se répètent le plus. Prestations intellectuelles, maintenance, informatique et logistique sont des points de départ fréquents. L’appel expert sert à choisir.
Les fournisseurs sont-ils informés ou contactés ?
Jamais par Zylio. Les écarts remontent vers vos équipes, avec la clause et la ligne facturée en regard. C’est vous qui décidez de réclamer, d’accepter ou de renégocier, et vous qui portez la conversation avec le fournisseur, preuves à l’appui.
Le siège peut-il voir les résultats de toutes les filiales ?
Oui, avec des droits d’accès par entité. Le siège dispose d’une vue consolidée (écarts par fournisseur, par famille, par filiale) et chaque entité voit ses propres écarts. Chaque chiffre s’ouvre sur les lignes qui le composent et sur leur document d’origine.
Un impact mesurable dans chaque environnement
Plus de 5 millions de documents d’achats analysés
Entre 1 et 7 % de marge récupérée
sur le périmètre analysé
De 15 à 45 % de temps rendu aux équipes, par ETP
selon le périmètre et la maturité des données
Zylio s’intègre à votre écosystème existant.
L’ERP gère le processus. Zylio traite l’exception et récupère la valeur qui s’en échappe : factures sans commande, écarts de prix ligne à ligne, doublons et surfacturations, achats hors cadre.
Vos données sous haute sécurité.
Zylio répond aux normes les plus exigeantes, et rien ne s’engage sans votre validation.
- Certifications
- Hébergement
- Chiffrement
- Accès
Pour aller plus loin
- Conformité avec vos prix négociésLe pilier du contrôle des factures contre le contrat, par l’agent Compliance.
- Zylio pour l’industrieMaintenance, pièces, énergie : les écarts typiques du secteur et leurs documents.
- Secteur public : contrôle de l’exécution des marchésBPU, commande publique et service fait : le pendant public de cette page.
- Le diagnostic de 3 semainesCe qui a été payé à tort, sur vos données, facturé au succès.
Voir ce que ça donne sur vos données
Vingt minutes, sur une famille d’achat de votre choix. Nous vous montrons ce que les agents détectent, avec la preuve à l’appui.
- Sans engagement, sur vos données
- Résultat en 3 semaines
- 20 minutes, sans présentation commerciale
- Vos données restent hébergées en France
- Aucun changement d’outil ni de process