Audit achat
Analyser l’existant avant la prise de décisions
Reprenez le contrôle de vos achats : économie et gain de temps administratif
Définition des paramètres de l’audit achat
L’IA vous permet de définir les catégories d’achats à problème (directs, indirects, stratégiques, non stratégiques) et les périodes d’analyse cruciale. Compilation des documents hétérogènes (catalogues, mercuriales, devis, bons de commande, factures…), extraction des données et normalisation des formats, classification logique pour une lecture simplifiée.
Définition des objectifs de l’audit achat
L’IA propose une liste de postes à optimiser (réduction des coûts, amélioration des processus, sécurisation des fournisseurs, conformité des prix négociés, litiges en cours…).
Mobilisation des équipes
Utilisez l’IA pour impliquer toutes les structures impliquées dans le processus d’achat. La mise à disposition des données se fait en temps réel, actualisation immédiate et reporting automatisé
Détection des anomalies en temps réel
L’IA mène une analyse comparative des données archivées et des données en temps réel. L’audit achat n’est plus un constat, mais un moyen de prendre des décisions opérationnelles à court terme.
Comparaison multi-critères
L’IA réalise des focus à partir d’une compilation hétérogène des données. Contrairement à l’humain, l’IA peut extraire des écarts sans logique apparente. La collecte et la consolidation des données de dépenses sont mises en lien avec les services concernés (qui achète quoi, à quel fournisseur, à quel prix). Le gain de temps permet de mener une réflexion stratégique et d’avancer sur la méthodologie d’achat.
Diagnostic et cartographie
La filière complète est analysée, la détection des écarts concerne également le non-respect des procédures (remontées de données, croisement devis/facture, croisement bon de commande/bon de livraison). Mise en exergue des fournisseurs redondants et des prix hors marché.
Audit achat et données hétérogènes
L’IA compile et classifie
- Gain de temps
L’IA normalise et catégorise les statistiques d’achats pour une vision homogène à partir d’une modélisation des données compilées. L’IA réalise en quelques minutes un rangement logique des données récoltées au moment de l’audit.
- Cohérence stratégique
Le travail fourni par l’IA permet aux décisionnaires de mener une évaluation de l’implication des services et de raisonner objectivement la cohérence entre l’organisation des procédures d’achat (centralisées ou décentralisées) avec la stratégie globale de l’entreprise. L’Audit pouvant concerner les outils, les compétences et la charge de travail des services.
- Plan d’action sans délai de mise en œuvre
L’IA peut servir de point de ralliement pour la compilation des données futures dans l’attente d’une uniformisation des procédures. Plus besoin d’attendre la validation d’un formalisme de procédures et de collecte de données pour mener des actions prioritaires en faveur d’économies immédiates. L’IA peut se passer d’un calendrier de mise en œuvre d’une harmonisation des nomenclatures pour mener une compilation et une comparaison raisonnées des données d’achats.
Analyse des dépenses et audit achat
Quel service achète quoi, à qui, en quelle quantité et à quel prix ?
Catégorisation des achats
L’IA classe et compare les achats par niveau d’exécution (en cours de renégociation, en cours de livraison, en cours de litige…), par fournisseur, par service et à partir d’une nomenclature tarifaire unique. Dès cette étape, il est possible de détecter les erreurs de saisie et les écarts tarifaires avec les conditions négociées. 15 % d’économie sont à réaliser (moyenne constatée dès la première compilation brute).
Analyse et prise de décision
L’IA identifie les opportunités de massification (regroupement des volumes d’achat dispersés), cible les fournisseurs stratégiques à privilégier et les fournisseurs non stratégiques ou à faible volume. Ce processus de contrôle automatique simplifié permet un gain de temps de 70 % si on le compare à une exécution classique de croisements de données sans IA.