Audit
Audit achat : ce que Zylio vérifie dans vos documents, et ce que vous en retirez
Un audit achat Zylio confronte chaque ligne facturée d’un périmètre à ce qui avait été négocié : contrats cadres, avenants, bordereaux de prix, mercuriales, bons de commande et de livraison. Il en ressort un constat daté, ligne par ligne, où chaque écart est montré avec la clause et le document qui le prouvent. Vous décidez ensuite quoi contester, tolérer ou renégocier.
Périmètre
Ce qu’un audit achat vérifie, ligne par ligne
Pas un sondage sur quelques factures, ni une moyenne de marché : toutes les lignes du périmètre, contre vos propres accords.
Les prix facturés
Chaque prix unitaire est comparé au prix négocié pour la même référence, la même unité et la même période : BPU, grille du contrat cadre, mercuriale ou devis accepté.
Les conditions appliquées
Remises de volume, paliers de dégressivité, révisions indexées, frais annexes : l’audit vérifie que chaque condition écrite a bien été appliquée, et à la bonne date.
Les quantités et les doublons
Quantité commandée, livrée et facturée sont rapprochées. Les factures en double, exactes ou déguisées, et les avoirs jamais imputés sont isolés avec leur justificatif.
Le mécanisme
Sur quels documents, et comment ils sont confrontés
L’audit commence par vos documents tels qu’ils existent : PDF natifs, scans, tableurs, exports de l’ERP. L’agent Capture les lit et en extrait chaque ligne : fournisseur, référence, quantité, prix unitaire, remise, taxe, date. Les contrats, avenants et BPU deviennent une grille tarifaire structurée, règles de prix comprises ; les factures deviennent des lignes comparables à cette grille.
L’agent Compliance confronte ensuite chaque ligne facturée à la grille, et l’agent Matching la rapproche de la commande et de la livraison correspondantes. Chaque valeur extraite reste reliée à l’endroit exact du document où elle a été lue : quand un écart est signalé, la ligne de facture et la clause qu’elle contredit s’affichent côte à côte. Rien n’est écrit dans votre ERP ; nous lisons des exports, jamais nous ne modifions la source.
Contrats, BPU, mercuriales, devis, commandes, livraisons, factures.
Déroulé
Trois étapes, un résultat daté
- 01
Cadrage
Vous choisissez le périmètre (une famille d’achat, un fournisseur, une entité, une période) et vous nous transmettez les documents et exports correspondants.
- 02
Analyse
Les agents lisent l’ensemble des lignes du périmètre et les confrontent aux accords. Ce qui ne correspond à aucune règle remonte comme exception, avec son motif.
- 03
Restitution
Vous recevez le constat : les écarts chiffrés, classés par fournisseur et par cause, chacun avec sa preuve, et la lecture que nous en faisons avec vous.
Couverture des contrats, historique et variabilité des prix, avoirs dus.
Ce que vous recevez
Un constat opposable, pas un rapport de plus
Le livrable d’un audit achat est un constat daté de ce qui a été payé en dehors de vos accords, sur le périmètre analysé. Chaque écart y figure avec la ligne facturée, la clause contractuelle et le document source, exportables. C’est ce qui le rend utilisable : devant un fournisseur pour demander un avoir, devant la direction financière pour justifier une provision, devant un commissaire aux comptes pour documenter un contrôle.
Ce que vous en faites reste votre décision. Zylio ne contacte aucun fournisseur, n’engage aucune réclamation et ne bloque aucun paiement. Les documents rassemblés pour l’audit ne repartent pas dans un classeur : ils forment un référentiel réutilisable, sur lequel les agents peuvent ensuite contrôler les factures suivantes en continu.
L’audit dit ce qui a été perdu ; les agents empêchent que ça se reproduise.
Ce que ce n’est pas
Ce qu’un audit achat Zylio ne fait pas
Un audit achat n’est pas une mission de conseil en organisation : il ne réécrit pas vos procédures et ne redessine pas votre panel fournisseurs. Il ne remplace pas non plus une analyse de marché : il compare vos factures à vos propres accords, et replace vos prix dans leur historique. Il ne promet aucune marge « automatique ». Il chiffre ce qui a déjà été payé à tort, preuve à l’appui, et vous laisse décider de la suite.
Des données et des preuves pour décider ; pas un cabinet.
Rien ne se perd. Tout se vérifie, tout se prouve.
- La clause du contrat et la ligne de facture, surlignées côte à côte.
- Chaque valeur extraite reste reliée à l’endroit exact du document où elle a été lue.
- Le même cas produit la même décision, aujourd’hui comme dans six mois : les règles sont appliquées de façon déterministe.
- Aucun écart n’est écarté en silence. Ce qui ne correspond à aucune règle remonte, avec son motif.
- L’agent consigne ce qu’il a fait, dans l’ordre où il l’a fait : qui, quoi, combien, quand.
Questions fréquentes
Quels documents dois-je fournir pour un audit achat ?
Les accords qui font foi (contrats cadres, avenants, BPU, mercuriales, devis acceptés) et les factures du périmètre, avec si possible les commandes et les livraisons. Les formats importent peu : PDF, scans, tableurs, exports ERP. Nous lisons ce qui existe, sans retraitement de votre part.
Faut-il connecter Zylio à mon ERP pour l’audit ?
Non. L’audit travaille sur des exports et des documents, hors de votre système. Rien n’est installé dans l’ERP et rien n’y est écrit. Les données sont hébergées en France, sous ISO 27001 et SOC 2 Type II, et ne servent jamais à entraîner un modèle.
Comment sont présentés les écarts trouvés ?
Chaque écart est chiffré et classé par fournisseur et par cause : prix hors grille, remise non appliquée, révision hors échéance, doublon, avoir non imputé. Pour chacun, la ligne de facture et la clause qu’elle contredit sont affichées côte à côte, avec le lien vers le document source.
Que se passe-t-il après la restitution ?
Vous décidez : contester, tolérer, renégocier. Nous ne contactons aucun fournisseur à votre place. Si vous le souhaitez, les agents reprennent le référentiel constitué pendant l’audit et contrôlent les factures suivantes en continu, pour que les mêmes écarts ne se reproduisent pas.
Un impact mesurable dans chaque environnement
Plus de 5 millions de documents d’achats analysés
Entre 1 et 7 % de marge récupérée
sur le périmètre analysé
De 15 à 45 % de temps rendu aux équipes, par ETP
selon le périmètre et la maturité des données
Zylio s’intègre à votre écosystème existant.
L’ERP gère le processus. Zylio traite l’exception et récupère la valeur qui s’en échappe : factures sans commande, écarts de prix ligne à ligne, doublons et surfacturations, achats hors cadre.
Vos données sous haute sécurité.
Zylio répond aux normes les plus exigeantes, et rien ne s’engage sans votre validation.
- Certifications
- Hébergement
- Chiffrement
- Accès
Voir ce que ça donne sur vos données
Vingt minutes, sur une famille d’achat de votre choix. Nous vous montrons ce que les agents détectent, avec la preuve à l’appui.
- Sans engagement, sur vos données
- Résultat en 3 semaines
- 20 minutes, sans présentation commerciale
- Vos données restent hébergées en France
- Aucun changement d’outil ni de process