Auditoría
Auditoría de compras: qué verifica Zylio en sus documentos, y qué obtiene usted
Una auditoría de compras Zylio confronta cada línea facturada de un perímetro con lo negociado: contratos marco, adendas, tarifarios, listas de precios, pedidos y albaranes. El resultado es un hallazgo fechado, línea a línea, donde cada desviación se muestra con la cláusula y el documento que la prueban. Usted decide después qué reclamar, tolerar o renegociar.
Perímetro
Qué verifica una auditoría de compras, línea a línea
Ni una muestra de unas pocas facturas, ni una media de mercado: todas las líneas del perímetro, contra sus propios acuerdos.
Los precios facturados
Cada precio unitario se compara con el precio negociado para la misma referencia, la misma unidad y el mismo periodo: tarifario, cuadro del contrato marco, lista de precios o presupuesto aceptado.
Las condiciones aplicadas
Descuentos por volumen, escalones de precio, revisiones indexadas, gastos accesorios: la auditoría comprueba que cada condición escrita se aplicó realmente, y en la fecha correcta.
Las cantidades y los duplicados
Cantidad pedida, entregada y facturada se concilian. Las facturas duplicadas, exactas o disfrazadas, y los abonos nunca aplicados se aíslan con su justificante.
El mecanismo
Sobre qué documentos, y cómo se confrontan
La auditoría parte de sus documentos tal como existen: PDF nativos, escaneados, hojas de cálculo, exportaciones del ERP. El agente Capture los lee y extrae cada línea: proveedor, referencia, cantidad, precio unitario, descuento, impuesto, fecha. Contratos, adendas y tarifarios se convierten en un cuadro de precios estructurado, reglas incluidas; las facturas se convierten en líneas comparables con ese cuadro.
El agente Compliance confronta después cada línea facturada con el cuadro, y el agente Matching la concilia con el pedido y la entrega correspondientes. Cada valor extraído sigue vinculado al lugar exacto del documento donde fue leído: cuando se señala una desviación, la línea de la factura y la cláusula que contradice se muestran una junto a la otra. Nada se escribe en su ERP; leemos exportaciones, nunca modificamos la fuente.
Contratos, tarifarios, listas de precios, presupuestos, pedidos, albaranes, facturas.
Desarrollo
Tres etapas, un resultado fechado
- 01
Delimitación
Usted elige el perímetro (una familia de compra, un proveedor, una entidad, un periodo) y nos envía los documentos y exportaciones correspondientes.
- 02
Análisis
Los agentes leen todas las líneas del perímetro y las confrontan con los acuerdos. Lo que no encaja en ninguna regla se eleva como excepción, con su motivo.
- 03
Entrega
Recibe el hallazgo: las desviaciones cuantificadas, clasificadas por proveedor y por causa, cada una con su prueba, y la lectura que hacemos de ellas con usted.
Cobertura de contratos, histórico y variabilidad de precios, abonos pendientes.
Lo que recibe
Un hallazgo oponible, no un informe más
El entregable de una auditoría de compras es un hallazgo fechado de lo que se pagó fuera de sus acuerdos, sobre el perímetro analizado. Cada desviación figura con la línea facturada, la cláusula contractual y el documento fuente, exportables. Eso es lo que lo hace utilizable: ante un proveedor para pedir un abono, ante la dirección financiera para justificar una provisión, ante un auditor de cuentas para documentar un control.
Lo que haga con él sigue siendo su decisión. Zylio no contacta con ningún proveedor, no presenta ninguna reclamación y no bloquea ningún pago. Los documentos reunidos para la auditoría no vuelven a un archivador: forman un repositorio reutilizable, sobre el que los agentes pueden después verificar las facturas siguientes de forma continua.
La auditoría dice lo que se perdió; los agentes evitan que se repita.
Lo que no es
Lo que una auditoría de compras Zylio no hace
Una auditoría de compras no es una misión de consultoría organizativa: no reescribe sus procedimientos ni rediseña su panel de proveedores. Tampoco sustituye a un estudio de mercado: compara sus facturas con sus propios acuerdos, y sitúa sus precios en su histórico. No promete márgenes automáticos. Cuantifica lo que ya se pagó indebidamente, con pruebas, y le deja decidir qué hacer después.
Datos y pruebas para decidir; no una consultora.
Nada se pierde. Todo se verifica, todo se prueba.
- La cláusula del contrato y la línea de factura, resaltadas una al lado de la otra.
- Cada valor extraído sigue vinculado al lugar exacto del documento donde se ha leído.
- El mismo caso produce la misma decisión, hoy y dentro de seis meses: las reglas se aplican de forma determinista.
- Ningún desvío se descarta en silencio. Lo que no corresponde a ninguna regla se eleva, con su motivo.
- El agente registra lo que ha hecho, en el orden en que lo ha hecho: quién, qué, cuánto, cuándo.
Preguntas frecuentes
¿Qué documentos debo aportar para una auditoría de compras?
Los acuerdos que rigen (contratos marco, adendas, tarifarios, listas de precios, presupuestos aceptados) y las facturas del perímetro, con los pedidos y albaranes si es posible. El formato importa poco: PDF, escaneados, hojas de cálculo, exportaciones del ERP. Leemos lo que existe, sin preparación por su parte.
¿Hay que conectar Zylio a mi ERP para la auditoría?
No. La auditoría trabaja sobre exportaciones y documentos, fuera de su sistema. No se instala nada en el ERP y no se escribe nada en él. Los datos se alojan en Francia, bajo ISO 27001 y SOC 2 Type II, y nunca se usan para entrenar un modelo.
¿Cómo se presentan las desviaciones encontradas?
Cada desviación se cuantifica y se clasifica por proveedor y por causa: precio fuera de tarifa, descuento no aplicado, revisión fuera de plazo, duplicado, abono no aplicado. Para cada una, la línea de la factura y la cláusula que contradice se muestran una junto a la otra, con el enlace al documento fuente.
¿Qué ocurre después de la entrega?
Usted decide: reclamar, tolerar, renegociar. No contactamos con ningún proveedor en su nombre. Si lo desea, los agentes retoman el repositorio constituido durante la auditoría y verifican las facturas siguientes de forma continua, para que las mismas desviaciones no se repitan.
Un impacto medible en cada entorno
Más de 5 millones de documentos de compras analizados
Entre el 1 y el 7% de margen recuperado
sobre el alcance analizado
Del 15 al 45% de tiempo devuelto a los equipos, por ETC
según el alcance y la madurez de los datos
Zylio se integra en su ecosistema actual.
El ERP gestiona el proceso. Zylio trata la excepción y recupera el valor que se le escapa: facturas sin pedido de compra, desvíos de precio línea a línea, duplicados y sobrefacturación, compras fuera de marco.
Sus datos con la máxima seguridad.
Zylio cumple las normas más exigentes, y nada se compromete sin su validación.
- Certificaciones
- Alojamiento
- Cifrado
- Acceso
Vea lo que da sobre sus propios datos
Veinte minutos, sobre una familia de compra que usted elija. Le mostramos lo que detectan los agentes, con la prueba a la vista.
- Sin compromiso, sobre sus datos
- Resultado en 3 semanas
- 20 minutos, sin presentación comercial
- Sus datos siguen alojados en Francia
- Sin cambiar de herramienta ni de proceso