Pedidos de compra
Análisis de pedidos de compra: el compromiso de compra controlado frente al contrato, antes de la factura
El análisis de pedidos de compra consiste en contrastar cada pedido, antes de que salga hacia el proveedor, con el contrato marco, el tarifario y las reglas de compromiso: precio unitario, descuento, proveedor bajo contrato, umbral de delegación. El agente Compliance de Zylio lee el pedido, localiza el acuerdo aplicable, señala el desvío y lo presenta a su aprobador.
El problema
Un pedido erróneo produce una factura conforme
El pedido de compra es el momento en que se fija el precio. Una vez emitido, todo el resto de la cadena lo toma como referencia: la recepción verifica que llegó lo pedido, la conciliación verifica que la factura corresponde al pedido. Si el precio del pedido es erróneo (tecleado de memoria, copiado de un presupuesto antiguo, fuera del tarifario), la factura que lo reproduce pasa todos los controles. Es conforme a un error.
Por eso el incumplimiento se descubre tarde, cuando se descubre. En la factura ya es tarde para no pedir; como mucho, se reclama. Al cierre del ejercicio, se constata que el gasto comprometido bajo un contrato marco se cursó en parte fuera de contrato, a precios que nadie comparó, por solicitantes que no sabían que existía un acuerdo.
El análisis de pedidos de compra desplaza el control aguas arriba: al momento en que el compromiso aún puede corregirse, a coste cero, antes de que el proveedor lo haya recibido.
Qué se controla
Seis puntos de control en un pedido antes de su emisión
El precio unitario frente al tarifario
¿El precio tecleado en el pedido es el del tarifario, del contrato marco o de la lista de precios vigente en esa fecha? El desvío se cuantifica línea a línea.
El descuento y el tramo
¿El pedido alcanza un tramo de volumen previsto en el contrato, solo o acumulado con los pedidos anteriores? ¿Se aplica el descuento esperado?
El proveedor bajo contrato
¿Existe un acuerdo para esta familia de compra, con este proveedor o con otro? Un pedido cursado a un proveedor fuera de contrato cuando un contrato cubre la necesidad se señala como tal.
La referencia fuera de catálogo
¿El artículo pedido existe en el tarifario? ¿Existe un equivalente bajo contrato? El pedido fuera de catálogo no está prohibido; se nombra.
El umbral y la delegación
¿El importe del pedido supera el umbral de delegación del solicitante, el presupuesto de la línea o el techo del contrato? El exceso se señala con el umbral afectado.
Las condiciones
Plazo de entrega, franco, condiciones de pago, incoterm: ¿el pedido recoge las condiciones negociadas, o las menos favorables que el proveedor propone por defecto?
El mecanismo
Cómo analiza un pedido de compra el agente Compliance
- 01
Leer el pedido
Desde una exportación o una API de su ERP, o desde el propio documento: PDF, formulario, hoja de cálculo. Proveedor, líneas, referencias, cantidades, unidades, precios, condiciones: cada valor queda vinculado a su origen.
- 02
Localizar el acuerdo aplicable
El contrato marco, la adenda, el tarifario o la lista de precios vigente en la fecha del pedido, para ese proveedor, esa entidad y esa familia; más de 12 000 líneas tarifarias por contrato marco no suponen ninguna dificultad.
- 03
Contrastar línea a línea
Precio, descuento, referencia, condiciones, umbral. Cada desvío se cuantifica, se vincula a la cláusula que da fe y se acompaña de su motivo. El cálculo es determinista: el mismo pedido produce el mismo resultado mañana.
- 04
Clasificar y presentar en su circuito
Pedido conforme, desvío menor dentro de la tolerancia, desvío por arbitrar, compromiso fuera de marco: cada pedido recibe un nivel, y el aprobador ve el desvío y la prueba antes de firmar. La firma sigue siendo suya, en su herramienta.
Cómo un pedido de compra, sea cual sea su formato, se convierte en líneas explotables.
Antes y después
Lo que evita el control aguas arriba, y lo que no sustituye
Controlar el pedido evita la factura conforme a un error: el precio fuera de tarifario, el proveedor fuera de contrato, el descuento olvidado se corrigen antes de que exista el compromiso. Es el único momento en que el desvío cuesta cero corregir. Los aprobadores, por su parte, dejan de firmar pedidos que no tienen medios de verificar: el desvío y la cláusula están ante sus ojos, y los pedidos conformes no exigen más que un vistazo.
Este control no sustituye a los posteriores. Un proveedor puede facturar algo distinto de lo que aceptó en el pedido; una entrega puede diferir. La verificación del precio facturado y la conciliación factura-pedido-recepción siguen siendo necesarias, y son más sencillas cuando el pedido es correcto: el desvío posterior al pedido, si lo hay, viene entonces del proveedor, no del solicitante.
El mismo caso produce la misma decisión, hoy y dentro de seis meses: las reglas se aplican de forma determinista.
Qué cambia
Qué cambia un pedido analizado antes de emitirse
La cobertura contractual se vuelve medible y gestionable. Para cada familia, la parte de los pedidos cursados bajo contrato, fuera de contrato cuando existía uno, y fuera de contrato por falta de acuerdo. Esa cifra, vinculada a los pedidos que la componen, dice dónde negociar un nuevo contrato y dónde hacer aplicar el que existe. Del 5 % al 100 % de sus compras controladas, según el perímetro que elija.
El circuito de aprobación deja de ser un cuello de botella. En los perímetros analizados, del 15 al 45 % de tiempo devuelto a los equipos, por ETC, según el perímetro y la madurez de los datos: el tiempo dedicado a buscar el contrato para verificar un pedido se devuelve; el tiempo de la decisión permanece, y se emplea mejor.
El margen se protege antes de perderse. Sobre el perímetro analizado, entre el 1 y el 7 % de margen recuperado: en el pedido, una parte de ese importe ni siquiera necesita recuperarse, porque nunca se comprometió. El diagnóstico de 3 semanas, sobre sus datos, mide primero en las facturas pasadas lo que el control aguas arriba habría evitado.
Por familia y por entidad: lo que se compra bajo contrato, y lo que no.
Lo que Zylio no hace
Tres límites, fijados antes del primer pedido analizado
Zylio no aprueba un pedido, no lo bloquea, no lo modifica. El circuito de aprobación, las delegaciones de poder y la emisión del pedido permanecen en su ERP (SAP, Sage, Oracle, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Cegid, Workday) y bajo la responsabilidad de sus aprobadores. Zylio lee el pedido, lo contrasta con el acuerdo y presenta el desvío; no escribe nada de vuelta. No contacta con el proveedor, y sus pedidos nunca sirven para entrenar un modelo.
El caso de uso: el umbral, el firmante y el pedido que los esquiva.
Compliance
Cada factura confrontada con sus acuerdos.
Confronta cada línea facturada con lo negociado: contrato marco, lista de precios, tarifario, adenda, condiciones de descuento, umbrales de volumen, cláusulas de indexación.
Un motivo de reclamación instruido y oponible al proveedor, no una intuición.
Lo que detecta Compliance
- Precio facturado superior al precio negociado
- Revisión fuera de plazo o sobre el índice equivocado
- Descuento o tramo de descuento por volumen no aplicado
- Prestación fuera de contrato, artículo fuera de catálogo
- Condición de pago no respetada
- Un desvío de un céntimo repetido en miles de líneas
Nada se pierde. Todo se verifica, todo se prueba.
- La cláusula del contrato y la línea de factura, resaltadas una al lado de la otra.
- Cada valor extraído sigue vinculado al lugar exacto del documento donde se ha leído.
- El mismo caso produce la misma decisión, hoy y dentro de seis meses: las reglas se aplican de forma determinista.
- Ningún desvío se descarta en silencio. Lo que no corresponde a ninguna regla se eleva, con su motivo.
- El agente registra lo que ha hecho, en el orden en que lo ha hecho: quién, qué, cuánto, cuándo.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre analizar los pedidos de compra y verificar las facturas?
El momento. El análisis de pedidos contrasta el compromiso con el contrato antes de que salga hacia el proveedor; la verificación de facturas contrasta lo reclamado con lo negociado, después de la entrega. El primero evita el desvío; el segundo lo recupera. Ambos se apoyan en el mismo referencial de acuerdos.
¿Puede Zylio aprobar automáticamente los pedidos conformes?
No. Zylio califica el pedido (conforme, desvío menor, desvío por arbitrar, fuera de marco) y presenta esa calificación con la prueba a su aprobador, en su circuito. La firma sigue siendo humana. Un pedido conforme requiere menos tiempo para aprobarse; no se aprueba sin alguien.
¿El pedido tiene que estar ya en el ERP?
No. El agente lee tanto una exportación o una API de su ERP como un borrador de pedido en forma de documento: PDF, formulario, hoja de cálculo. El control puede intervenir, por tanto, en la fase de solicitud de compra, incluso antes de crear el pedido en el sistema.
¿Qué ocurre con un pedido sin contrato aplicable?
Se señala como tal: ningún acuerdo cubre a ese proveedor o esa familia. No es un desvío, es una información: la que permite medir la cobertura contractual y decidir si conviene negociar un acuerdo o si la compra puntual se justifica.
Un impacto medible en cada entorno
Más de 5 millones de documentos de compras analizados
Entre el 1 y el 7% de margen recuperado
sobre el alcance analizado
Del 15 al 45% de tiempo devuelto a los equipos, por ETC
según el alcance y la madurez de los datos
Zylio se integra en su ecosistema actual.
El ERP gestiona el proceso. Zylio trata la excepción y recupera el valor que se le escapa: facturas sin pedido de compra, desvíos de precio línea a línea, duplicados y sobrefacturación, compras fuera de marco.
Sus datos con la máxima seguridad.
Zylio cumple las normas más exigentes, y nada se compromete sin su validación.
- Certificaciones
- Alojamiento
- Cifrado
- Acceso
Para ir más lejos
- Cumplimiento de los precios negociadosEl pilar: el referencial de acuerdos que el pedido, y después la factura, deben respetar.
- Lectura del pedido de compraTodos los formatos, todas las estructuras: el pedido convertido en líneas explotables.
- Detectar las compras fuera de contratoEl caso de uso: el pedido cursado fuera de circuito cuando existía un acuerdo.
- Ver el análisis de un pedido en demostraciónUn pedido de compra, un contrato marco, un desvío: el agente en pantalla.
Vea lo que da sobre sus propios datos
Veinte minutos, sobre una familia de compra que usted elija. Le mostramos lo que detectan los agentes, con la prueba a la vista.
- Sin compromiso, sobre sus datos
- Resultado en 3 semanas
- 20 minutos, sin presentación comercial
- Sus datos siguen alojados en Francia
- Sin cambiar de herramienta ni de proceso